<!-- /* Font Definitions */ @font-face {font-family:"Cambria Math"; panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4; mso-font-charset:1; mso-generic-font-family:roman; mso-font-format:other; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:0 0 0 0 0 0;} @font-face {font-family:Calibri; panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4; mso-font-charset:0; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-1610611985 1073750139 0 0 159 0;} /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; mso-style-parent:""; margin-top:0in; margin-right:0in; margin-bottom:10.0pt; margin-left:0in; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:Calibri; mso-fareast-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:Arial; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;} h3 {mso-style-priority:9; mso-style-qformat:yes; mso-style-link:"Heading 3 Char"; mso-style-next:Normal; margin-top:10.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:0in; margin-left:0in; margin-bottom:.0001pt; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan lines-together; page-break-after:avoid; mso-outline-level:3; font-size:11.0pt; font-family:"Cambria","serif"; mso-ascii-font-family:Cambria; mso-ascii-theme-font:major-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:major-fareast; mso-hansi-font-family:Cambria; mso-hansi-theme-font:major-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:major-bidi; color:#4F81BD; mso-themecolor:accent1;} span.Heading3Char {mso-style-name:"Heading 3 Char"; mso-style-priority:9; mso-style-unhide:no; mso-style-locked:yes; mso-style-link:"Heading 3"; font-family:"Cambria","serif"; mso-ascii-font-family:Cambria; mso-ascii-theme-font:major-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:major-fareast; mso-hansi-font-family:Cambria; mso-hansi-theme-font:major-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:major-bidi; color:#4F81BD; mso-themecolor:accent1; font-weight:bold;} .MsoChpDefault {mso-style-type:export-only; mso-default-props:yes; mso-ascii-font-family:Calibri; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:Calibri; mso-fareast-theme-font:minor-latin; mso-hansi-font-family:Calibri; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:Arial; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;} .MsoPapDefault {mso-style-type:export-only; margin-bottom:10.0pt; line-height:115%;} @page Section1 {size:8.5in 11.0in; margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in; mso-header-margin:.5in; mso-footer-margin:.5in; mso-paper-source:0;} div.Section1 {page:Section1;} -->

 

دستور العملهای مدیریت یک دقیقه ای عبارتند از:

افرادی که از خود رضایت دارند نتایخ خوبی به دست می آورند. باید بکوشید تا از کارتان راضی باشید برای رضایت از کار فراهم آمدن محیط مطلوب ضروری است.مدیر خوب شرایط را برای عوامل اجرایی خود چنان فراهم میکند تا آنها با رضایت از کارشان نتایج خوب به دست آورندودر نتیجه هر دو طرف از این بابت بهره مند باشند. به دیگران کمک کنید تا به اوج ظرفیتشان برسند وآنها را در حین یک کار صحیح غافلگیر کنید.در هر شرایطی امید دادن به کارکنان زیر دست واعتماد به نفس دادن به آنها از کارامدیهای مدیر موفق است. سعی کنید افراد زیر دست خود را از موقعیتشان مطمئن کنید، چون در این صورت نظرات وایده های شما را قابل حصول می کنند. مراقب کارهای مثبت کارکنان خود باشید و به آنها نشان دهید که اعمال مثبتشان از نظر شما دور نمی ماند.بهترین اوقات یک مدیر موفق زمانی است که در تعلیم و راهنمایی کار کنانش صرف می کند.مدیر موفق با صرف وقت در تعلیم کارکنان وعوامل زیر دستش سرمایه گذاری بی زیانی به عمل می آورد.عوامل موفق سرمایه واقعی یک مدیر موفق است.اهداف وعملکردهای خود را هر  چند روز یکبار مقایسه کنید آیا توانسته اید به اهداف خود برسید؟ واقع بین باشید اگر نتوانسته اید به اهدافتان برسیدبی آنکه نگران شوید دنبال دلایلش بگردید به ناکامیها بی توجه نباشید .شناخت علل ناکامی یعنی تلاش در راه دستیابی به موفقیت.

زمانی مرد جوانی به دنبال مدیرخوب و کارامد می گشت مدیران سخت گیر فراوانی را دیده بودکه به نظر می رسید نهادهایشان برنده باشند در حالیکه افراد آن بازنده وقتی مرد می پرسید به نظرتان چه نوع مدیری هستید ؟ به او گفته می شد : من یک مدیر مطلق هستم ،همیشه بر اوضاع سوارم . مدیر نهایی،سخت گیر،واقع گرا، با تفکر سود رسانی.مرد همچنین مدیران مهربانی را دید که افرادشان به نظر می رسید برنده باشند در حالیکه سازماهایشان بازنده.این مدیران مهربان اینگونه خود را توصیف می کردند: من یک مدیر دموکرات هستم،طرفدار مشارکت،حامی،با ملاحظه، انسان دوست .

مرد جوان با خود اندیشید که بیشتر مدیران یا به نتایج ویا به مردم علاقه مند هستنددر حالیکه از نظر او مدیران موَ ثر خود وافرادی را که با آنها کار می کنند چنان اداره می کنند که هم سازمان وهم افراد از حضور آنها نفع ببرند. در پی جستجوهای فراوان سرانجام توانست مدیر موفقی را پیدا کند مرد جوان از این مدیر ویژه پرسید جه زمانی می تواند با اودیداری داشته باشد مدیر پاسخ داد هر زمان در هفته به جزئ چها رشنبه صبح. در نظر مرد جوان این عجیب بود چون فکر می کرد این جه مدیری است که این همه وقت آزاد دارد.

مرد از مدیر پرسید ایا شما با زیر دستان خودتان برنامه های نشت منظم دارید مدیر گفت بلی روزهای چهارشنبه از ساعت 9تا 11و در این ملاقاتهاکارمندان آنجه را در هفته قبل انجام داده اندو مشکلاتی که داشته اند وانچه را که باید انجام داده شود مرورووتجزیه وتحلیل می کنند ومن گوش می دهم. مرد جوان گفت پس شما یک مدیر مشارکتی هستید  مدیر پاسخ داد من هیچ اعتقادی به مشارکت ندارم هدف ومقصود من از برپایی این سازمان کارایی واستفاده است ما اگر سازمان یافته باشیم خیلی بهتر تولید می کنیم و کارامدتر خواهیم بود مرد جوان گفت پس شما به ضرورت تولید کننده بودن و دستیابی به تولید بیشتر توجه دارید پس نتیجه می گیریم شما نتیجه گرا هستید تا مردم گرا . مدیر پاسخ داد خیر چگونه می توان به نتایجی دست یافت اگر آن نتایج از طریق افراد حاصل نشوند ؟ من هم به افراد وهم به نتایج اهمیت می دهم سپس قاب عکسی را به جوان نشان داد که در آن نوشته شده بود«افرادی که از خود رضایت دارند نتایج خوبی به دست می آورند » مدیر به مرد جوان گفت چه زمانی بهتر از همیشه کار می کنی؟ ایا این زمانی نیست که از خودت رضایت داری سپس گفت باید به یاد داشته باشی که مولد بودن تنها جنبه ی کمیتی ندارد زیرا کیفیت کار نیز مهم است.

مولد بودن یعنی هم کیفیت و هم کمیت را در نظر گرفتن بهترین راه برای کسب این دو نتیجه از طریق افراد است.

مرد جوان پرسید شما قبلاَُ گفتید که یک مدیر مشارکتی نیستد مدیر پاسخ داد بلی من یک مدیر یک دقیقه ای هستم زیرا برای من وقت کمی لازم است تا نتایج بزرگی را از افرادم بدست آورم.سپس گفت اگر می خواهی بدانی من چه نوع مدیری هستم بهتر است با کارمندانم صحبت کنی.به همین منظور مرد جوان تصمم گرفت با سه تن از کارمندان اقای ترنل واقای لوی و خانم براون صحبت کند.

پس از ملاقات با ترنل ، او به مرد جوان گفت من به ندرت مدیر را می بینم معمولاَ در هنگام شروع یک وظیفه یا مسئولیت جدید اوقاتی را با من صرف می کند ودر همین اوقات است ک تنظیم اهداف یک دقیقه ای را انجام میدهد. مرد جوان پرسید اهداف یک دقیقه ای یعنی چه؟

ترنل پاسخ داد این اولین راز از اسرار سه گانه ی مدیریت است ودر واقع اسا سی ترین راز و زیر بنای مدیریت یک دقیقه ای می باشد.در اغلب سازمانها وظایفی را که مدیران از کارمندان می خواهند انجام دهند با وظایفی که کارمندان برای خود تعریف می کنند متفاوت است سپس گفت در سازمان ما هرگز چنین اتفاقی نمی افتدزیرا مدیر یک دقیقه ای همیشه برای ما روشن می کند که چه مسئولیتهای داریم وبه چه چیزی باید جواب بدهیم . مرد جوان پرسد این کار را چگونه انجام می دهد ؟ ترنل پاسخ داد: پس از آنکه به من می گوید چه کاری لازم است انجام شود و یا بر سر آنچه باید انجام بشود به توافق برسیم هر هدف بر روی یک صحفه کاغذ نوشته می شود که بیش از 250 کلمه ندارد. البته این امر باعث نمی شود که شخص تعداد زیادی لز این شرح و توصیفات یک دقیقه ای را به همراه داشته باشد زیرا مدیر به قانون تنظیم 80-20 اعتقاد داردیعنی اینکه 80 درصد از نتایج واقعا مهم شما حاصل 20 در صد از اهدافتان خواهد شدکه این تنها شامل 3تا 6 هدف می شود .مرد جوان پرسید آیا تنظیم اهداف یک دقیقه ای همان درک آنچه که مسئولیتهای شما را تشکیل می دهد نیست؟ترنل جواب دادنه پس از آنکه می فهمیم وظیفه مان چیست،مدیر  اطمینان حاصل می کنداز انکه ما دانسته ایم یک اجرای خوب کدام است .به عبارت دیگر استانداردهای اجرا مشخص می شود.اجازه بده مثالی را برایت بزنم یکی از اهداف یک دقیقه ای من این بود «تعیین مشکلات مربوط به اجرای صحیح و موثر و رسیدن به راه حلهای که پس از اجرا شدن وضعیت را دگرگون کنند» در این را به مشکلاتی برخورد کردمک که نمی توانستم آنها را حل کنم به همین دلیل نزد مدیر رفتم او به من گفت مشکل خود را در قالب عبارات رفتاری بیان کن سپس گفت منظورم از عبارات رفتاری این است که نمی خواهم تنها احساسها و برداشتها را بشنوم . موضوع را در قالب عبارات مشهود وقابل قیاس بگو.سپس آنچه را که دلم می خواست اتفاق بیفتد وآنجه باعث این اختلال شده بود را برای او توضیح دادمسپس راه حلهای A،B،Cرا ارائه دادم که هر سه ناقص بودندسپس به این نتیجه رسیدم که اگر Aرا در این هفته و Bرا در هفته ی بعد وCرادر هفته ی بعد انجام دهم مسئله حل شده است.

مرد جوان از آقای لوی پرسید شما هیچ وقت کمکی از مدیر در یافت می کنید ؟ لوی پاسخ داداساسا خیلی کم گرچه در شروع یک فعالیت جدید وقت نسبتا خوبی را با هم سر می کنیم .در واقع ما در مورد تشویقهای یک دقیقه ای با هم صحبت می کنیم که این دومین راز یک مدیریت یک دقیقه ای می باشد زمانی کوتاه پس از اینکه کار کردن را در اینجا شروع کرده بودم متوجه شدم که مدیر سعی دارد با من در تماس نزدیک باشد این تماس را به دو طریق انجام می داد اولا فعالیتهای مرا زیر نظر می گرفت وهرگز به نظرم نمی رسید که از من دور با شد ثانیا،مرا وادار می کرد گزارشات جامعی از پیشرفت کارم تهیه وبرای او ارسال کنم.اوایل فکر می کردم او به من اعتماد ندارد ولی مدیر سعی داشت مرا در حین انجام دادن یک کار صحیح غافلگیر کند. شعار ما در اینجا این است : به دیگران کمک کنید تا به اوج ظرفیتشان برسند و آنها را در حین انجام یک کار صحیح غافلگیر کنید.لوی سپس گفت هنگامی که کار درستی را انجام می دهیم مدیر با شما تماس می گیرد این امر غالبا شامل قرار دادن دستش روی شانه ویا یک تملس دوستانه است و سپس احساس رضایت خود را از آنچه شخص انجام داده است بیان میکنداین کار ما را خوشحال می کند زیرا اولا به محض انجام یک عمل صحیح مورد تشویق قرار می گیریم ثانیا ، از آنجا که او مشخصا روشن می کند که چه کاری را صحیح انجام داده ام،می دانم که با من صمیمی ومهربان است و با آنچه من انجام می دهم آشناست ثالثا او مرد با ثباتی است یعنی اگر کاری را درست انجام می دهم ومستحق تشویق هستم ،صرفنظر از اینکه در چه وضعیتی به سر می بردو اینکه شرایط وامور در جای دیگر مناسب هستند یا نه،مرا تشویق می کند.

خانم براون به مرد جوان گفت که من مدیر را خیلی به ندرت ملاقات می کنم به جز وقتی که کار اشتباهی را انجام داده باشم دلیل آن این است که من سالهای زیادی است در اینجا کار می کنم در نتیجه مدیر لازم نیست اوقات زیادی را با من در مورد تنظیم اهدافم صرف کنداز سوی دیگر من به کارم عشق می ورزم در نتیجه بیشتر تشویقهای یک دقیقه ای را خودم در مورد خودم انجام می دهم ولی اگر یک اشتباه کنم در آنی  موقع که بلا استثنا یک سرزنش یک دقیقه ای دریافت می کنم که سومین راز یک مدیریت یک دقیقه ای شدن می باشد.

پس از اینکه پی به اشتباه من برد به دیدن من می آید ابتدا حقایق را مورد تایید قرار می دهد و سپس ممکن است دست خود را روی شانه هایم بگذارد ویا اینکه فقط شاید به این طرف میز به کنارم بیاید.سپس مستقیما به چشمانم نگاه می کند وبه من می فهماند چه آدم لایق وشایسته ای هستم او به من می فهماند که تنها دلیل اینکه او از من عصبانی است این است که برای من احترام زیادی قائل است و این مسئله در حد عملکرد من نبوده و مشتاق است تا زمانیکه من درک کنم که تکرار اشتباهی را تحمل نخواهد کرد مرا خواهد دید.

مرد جوان گفت این حرکت آدم را به فکر وا می دارد.

خانم براون گفت بله در واقع او به محض اینکه در کاری مرتکب اشتباه بشوم مرا مورد سرزنش قرار خواهد داددو چون دقیقا مشخص می کند که چه کاری را غلط انجام داده ام می دانم که او سوار بر اوضاع است و هیچگونه خطا واشتباهی که از من سر بزند مورد قبول نخواهد بود. سوم اینکه چون او به شخص من حمله نمی کند و فقط رفتارم را مورد مواخذه قرار می دهد برای من راحت تر است که در حالت تدافعی قرار نگیرم ومن سعی نمی کنم با مقصر جلوه دادن او ویا کس دیگر خطاهای خود را متوجه آن شخص  کنم . می دانم که منصفانه رفتار خواهد کرد و ثابت قدم است.

مرد جوان از خود پرسید چرا این سه راز موثرند به همین دلیل به سراغ مدیر رفت تا دلیل این موثر بودن را از او بپرسد.

مرد جوان از مدیر پرسید وقتی شما از مدیریت یک دقیقه ای صحبت می کنید ، آیا واقعا مقصودتان این است که تمام کارهایی که لازم است به عنوان یک مدیر انجام دهید فقط یک دقیقه طول می کشد ؟

مدیر گفت نه همیشه وقتی من می گویم مدیریت یک دقیقه ای ،ممکن است برای هر یک از عناصر کلیدی ،از قبیل تنظیم اهداف ،به بیش از یک دقیقه وقت نیاز باشد .در واقع یکی از شعارهای مدیریت یک دقیقه ای این است بهترین دقیقه ای که من صرف می کنم آن دقیقه ای است که روی افراد سرمایه گذاری میکنم.

بسیاری از مدیران که کارمندان مسئله دار دارند فرض را بر این گرفته اند که افراد باید خود وظیفه ی خود را بدانند ولی من وقتی صحت از تعیین اهداف می آورم هرگز چیزی را مفروض نمی گیرم.با توجه به اینکه انگیزه ی شماره یک در هر انسانی دیدن ورسیدن به نتیجه است متاسفانه وقتی مدیران در می یبابند که کسب نتیجه انگیزه هر کارمند است نوع سومی از بولینگ را بر پا می کنندمدیر که در پشت پرده ایستاده است و وقتی بازیکن گوی را می غلتاند صدای بر خوردمیله های سرنگون شده رامی شنودآنگاه با انگشت خود عدد دو را نشان می دهد یعنی تو دو میله را انداختی در حالیکه می گوید تو هشت میله را از دست دادی.در واقع این مدیران دارای این طرز فکر هستند که می گوید «ارزیابی عملکرد، است» یعنی به کارمند می گوید حالا تو در مشت من هستی ومن پدرت را در می آورم این مدیران به کارمندان خود نمی گویند جه جیز  را از آنها انتظار دارند وآنها را به حال خود رها می کنند و تنها وقتی در حد واندازه ی مطلوب عمل نکردند آنها را به صلیب می کسند.تا از این طریق بتوانند وجهه خود را بالا بکشند تا وقتی توسط رئیشان مورد ارزیابی قرار می گیرند به عنوان یک مدیر غیر سخت گیر و بیعرضه و کسی که ظاهرا نمی تواند بین عملکرد خوب وبد تفاوت قائل شود شناخته نشوند .زیرا باید معدودی از کارمندان را برنده وعده ای را بازنده وبقیه را جایی در وسط قراردهند تا به عنوان مدیر خوب تلقی شوند. در حالیکه شعار من این است هرکسی یک برنده بالقوه است بعضی از افراد نقاب بازنده بر چهره دارند اجازه ندهید ظاهر آنها شما را بفریبد.به عنوان مدیر دو انتخاب پیش روی داریدبرنده ها را انتخاب کنید که این مستلزم صرف وقت وپول است دوم اینکه کسانی را که توانایی بالقوه برای برنده شدن را دارند انتخاب کنید وآنها را آموزش دهید تا بالفعل شوند.

تنظیم اهداف یک دقیقه برای هر یک از دو دسته بالا وسیله ای اساسی جهت عملکرد مفید ومولد می باشد.

مرد جوان پرسید چرا باید اهداف بر روی یک ورق کاغذ نوشته شوند ؟

مدیر پاسخ داد برای اینکه افراد بتوانند اهداف خود ا به کرات مشاهده مرور کردهوسپس عملکرد خود را با آن هدفها ارزیابی کنند.

همچنین نمی خواهم این جریان به کاغذ بازی تبدیل شودبرای این منظور شعار زیر را مد نظر قرار داده ام « دقیقه ای را صرف کن نگاهی به اهدافت بینداز نگاهی به عملکردت ببین که آیا رفتارت با هدف هایت متناسب است؟

فلسفه ی موثر بودن تشویقهای یک د قیقه ای  این است که مهترین چیز در تعلیم وتربیت یک فرد این است که روی کارهای که درست انجام داده است  تاکید شود .این کارها ممکن است در شروع تا حدودی درست باشند ولی رفته رفته به سمت کاملا صحیح و در جهت رفتار مطلوب سوق می یابند.

دلیل اینکه چرا سرزنش یک دقیقه ای موثر است این است که اولا فوری است یعنی به محض اینکه اشتباه از نا حیه شخص مشاهده شد باید سر زنش را در مورد او اجراکردوگرنه سیستم اطلاعاتی شما را منحرف می کنددر واقع شخص تنبیه شونده می تواند علت تنبیه خود را بشنودزیراوقتی مدیر با هر رفتاری به طور جداگانه بر خورد نماید واکنش او روشن تر و منصفانه تر به نظر خواهد رسید ثانیا وقتی من یک سرزنش یک دقیقه ای را به اجرا می گذارم هرگز ارزش اعتبار شخص را مورد حمله قرار نمی دهم. وکسی که مورد توبیخ قرار می گیرد وقتی اعتبار وارزش خود را در معرض خطر نمی بیند از خود دفاع نمی کندهدف من از توبیخ یک دقیقه ای یک فرد از بین بردن سو رفتار و عملکرد ضعیف ولی حفظ خود فرد است.

ایا لمس کردن و برقراری تماس جسمی یک بخش مهم از تحسین ها وتشویق های یک دقیقه ای است ؟ هم بله وهم نه- بله اگر شخصی را خوب می شناسی وصادقانه مایل به کمک به او در راستای موفقیت های او در کارش هستی. ونه ،اگر شخص مقابل به اهداف ونیات شما شک دارد.