فصل 1 : مدیریت فردی، کلید مدیریت زمان

حیطه زمانی خود را مشخص کنید.

دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باورهای نادرس تتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشها نشان می دهند که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابی های زیر شما را قادر م یسازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید. ممکن است حیطه ای را برای یک جنبه و حیطه دیگر را برای جنبه دیگری از زندگی مناسب بدانید. به عنوان مثال ممکن است به حیطه چهار برای کار و حیطه یک برای خانواده یا تعطیلات تمایل داشته باشید.

 


فصل 1 : مدیریت فردی، کلید مدیریت زمان

حیطه زمانی خود را مشخص کنید.

دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باورهای نادرس تتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشها نشان می دهند که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابی های زیر شما را قادر م یسازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید. ممکن است حیطه ای را برای یک جنبه و حیطه دیگر را برای جنبه دیگری از زندگی مناسب بدانید. به عنوان مثال ممکن است به حیطه چهار برای کار و حیطه یک برای خانواده یا تعطیلات تمایل داشته باشید.

حیطه یک: من زندگی آرام و بی دردسری را ترجیح می دهم. دوست دارم دور از تنشهای زیاد و با سرعت مناسب خودم قدم بردارم و رویکردی آرامش بخش نسبت به ضر بالاجلها داشته باشم. دیدگاه من این است اگر کاری درست سر موقع تمام نشود آیا جدا اهمیتی دارد؟ من به ندرت به موقع به قرارهایم می رسم یا خصوصا به ندرت با برنامه ریزی عمل م یکنم.

حیطه دو: بزرگترین لذت من در زندگی گذراندن وقت با دوستان، رفتن به مهمانیها یا غذاخوردن خارج از منزل یا محل کارم است. اغلب هر کاری دلم بخواهد م یکنم و ممکن است همیشه در مورد وضعیت رفتار خودم به قدر کافی فکر نکنم. بیشتر سعی می کنم با توجه به انگیز ههایم عمل کنم و از قبل برای جزئیات زندگی ام برنامه ریزی نمی کنم. مشاغلی را ترجیح می دهم که در آن تنوع بسیار وجود داشته باشد و بتوانم نتیجه کارم را به سرعت ببینم.

حیطه سه: من ترجیح می دهم که زندگی ام را با دقت برنامه ریزی کنم و روال عادی را به تنوع ترجیح می دهم. در مورد رژیم غذایی ام دقیق هستم، به طور مرتب ورزش می کنم. از نظر درمانی و عمر خود را بیمه کرده ام. در مورد اعمالم قبل از آنکه دست به کاری بزنم فکر می کنم.

حیطه چهار: من از اینکه به ضر بالاجلهایم برسم لذت می برم و از وق تشناسی ام بسیار احساس غرور می کنم. عموما به خوبی سازمان یافته عمل می کنم و هنگامی که تحت فشار هستم بهتر کار می کنم. قبول دارم که در کسب آرامش و آسایش قدری مشکل دارم و از روبروشدن با هرگونه چالش لذت می برم.

معمولا سر وقت و به عبارتی در آخرین لحظات حاضر م یشوم.

آنچه با انتخاب شما فاش می شود است. فلسفه آنها در « جبر فعلی » حیطه یک: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلی شان به زندگی زندگی با لغت اسپانیایی مانیانا کاملا مشخص شده است. بدین معنی که این افراد نگرشی راحت و خونسرد نسبت به زندگی دارند و ترجیح م یدهند تا آنجا که ممکن است تصمیم گیری را به تعویق بیندازند. اگر شما خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید مانعی که سد راه مدیریت زمان در شما می شود یا ناتوانی شروع کار است یا عدم پیگیری در کاری که شروع کرده اید.

حیطه دو: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلیشان به زندگی «دم را غنیمت شمار» است زیرا صرفا با کسب پاداش فوری و لذت آنی برانگیخته میشوند. اگر شما خود را در این حیطه قرار دهید بدانید مانع احتمالی که سد راه مدیریت زمان شماست این است که از برنام هریزی و سازماندهی تنفر دارید. شما ممکن است امور و اهداف ضروری و مخالفت میلتان را فدای امور کم اهمیت تر ولی لذت بخش تر کنید.

حیطه سه: می گویند افرادی که این حیطه را انتخاب کرد هاند، آیند هنگر هستند؛ زیرا برای خود اهداف درازمدت شخصی و شغلی تعیین می کنند. اگر خود را در این حیطه قرار داد هاید بدانید توانایی تنظیم و برنامه ریزی وق تتان را به طور موقتی و مفید دارا هستید. با این همه امکان این نیز هست که مهارتهای خود را طوری به کار گیرید که از وقت تان با کارایی بیشتری استفاده کنید.

حیطه چهار: این حیطه انتخاب کسانی است که به«آگاهان از زمان» معروفند. آنها از انجام دادن کارها با ضرب الاجل لذت میبرند و از خود و دیگران انتظار وقت شناسی دارند. اگر خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید احتمالا در ارتباط با کسانی که وقت نشناس هستند یا در جلسات به پایان وقت توجه نمی کنند با مشکل روبرو خواهید شد. سدی که مانع شما در مدیریت زمان می شود، همان طور که در بالا توضیح داده شد، این است که به طور طبیعی به ضرب الاجل داشتن در کارها گرایش دارید.

سه گام برای مدیریت زمان

 برای سازماندهی زندگی خود و تنظیم موفقیت آمیز وقتتان ضروری است که از سه نکته زیر اطلاع داشته باشید:

          اهدافی که در زندگی شخصی و شغلی تعیین کرده اید.

          چگونگی گذراندن وقت در حال حاضر.

          روشهای بکارگیری زمان برای رسیدن به اهداف.

فصل 2 : ارزیابی از گذراندن وقت

نقطه شروع مدیریت زمان بررسی چگونگی صرف زمان با یک گزارش دقیق و ثبت شده است. این کار را می توان با جدولی که در ادامه آمده است انجام داد.

جدول برگه ثبت گذر زمان روزانه

اولویت

ساعت / روز

کار

زمان مصرف شده

چگونه در آینده زمان قابل صرفه جویی است

 

 

 

 

 

زمانی که کار پیگرد زمان را انجام می دهید بسیار مهم است که شش اصل راهنمای زیر را مدنظر داشته باشید:

1.       هرگونه تغییر در توجه را، حتی اگر کوتاه نیز باشد، ثبت کنید. برای مثال زمانی که کارتان به علت تماسهای تلفنی یا مراجعان ناخوانده قطع می شود.

2.       پیگیری مسیر این تغییر توجه هر زمان که اتفاق افتد:

بعضی از افراد به اشتباه معتقدند که می توانند با دقت کامل آنچه را که موجب انحراف توجه آنها

می شود به خاطر بسپارند و در آخر روز یادداشت کنند. با توجه به اینکه حافظه راهنمای ضعیفی برای

نشان دادن چگونگی گذر زمان است، هرگز نمی تواند اطلاعات کافی و دقیق عرضه کند.

3.       روزانه ستونهای زیر را کامل کنید:

          زمان

          فعالیت

          زمان صرف شده

4.       از مخفف ها برای خلاص هکردن جدول ها استفاده کنید:

          ت=تماسهای تلفنی

          خ=خواندن گزارشها و سایر اسناد

5.       پیگرد زمان را از لحظه شروع به کار آغاز نمایید:

تا اینکه بالاخره کار را در آخر روز تمام کنید. اگر قسمتی از کار را با خود به منزل می برید، وقتی را صرف انجام دادن آن کار می کنید، درج نمایید.

6.       این کتاب را هنگام ثبت کارهای روزانه در کنار خود داشته باشید و طبق ضمیمه یک آن را پر کنید. در صورتی که این کار عملی نباشد از صفحه موردنظر فتوکپی تهیه کنید و همراه خود داشته باشید.

موضوعات ثبت گذر زمان       

اگرچه برای مدیریت مؤثر زمان تهیه برگه ثبت گذر زمان از ضروریات است، اما بسیاری از افراد در انجام آن دقت نم یکنند. اغلب مردم برای عدم انجام این یا رهاکردن آن بعد از دو، سه روز انواع بهانه ها را می آورند:

          «من خیلی گرفتار بودم...»

پرکردن این جدول نباید بیش از پنج دقیقه فرصت شما را بگیرد. اگر وقتهای تلف شده دیگر را کنار بگذاریم، صرف پنج دقیقه در مورد گذر زمان به نظر سرمایه گذاری است که به بازدهی عظیم تری می انجامد. بسیاری از مدیران به من گفت هاند که پس از پرکردن و اجرای این برگه پنج روزه، بازده آنها تقریبا دو برابر شده است.

          « چون یک روز نتوانستم این کار را بکنم، رهایش کردم ...»

پس مجددا شروع کنید. فراموش نکنید از آنجایی که مدیریت زمان در اساس مدیریت خود است، یکی از مؤلفه های اساسی موفقیت داشتن نظم است.

          «من با پرکردن آن احساس گناه م یکنم زیرا به من نشان م یدهد که چقدر از وقت خود را صرف کارهای لذت بخش اما کم اهمیت می کنم»

شما جداً نیاز دارید تا ببینید دقیقاً چرا ضرب الاجلهایتان بخوبی اجرا نمی شوند.

جدول ثبت گذر زمان خود را حداقل برای سه روز و ترجیحا برای پنج روز کاری پرکنید. به خاطر داشته باشید به انحراف توجه خود در بین کاری به کار دیگر دقت کنید. حتی یک تلفن ده ثانیه ای نیز باید در زمان وقوع به دقت ثبت شود.

فصل 3 : چهار اصل مدیریت زمان

کارهای قابل حذف

محققان چنین اظهار می کنند که بعضی از امور وقتگیر بیشتر بر حسب عادت انجام م یگیرد تا برای بازدهی، اثربخشی یا سودآوری. این گونه فعالیت ها چنان با زندگی ما عجین شد هاند که هیچ کس فکر نمی کند چرا آنها را انجام م یدهد یا اینکه ممکن است راه های بهتری برای دستیابی به نتایج مشابه نیز وجود داشته باشد.

قانون مشهور20/80 که اساساً توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو وضع شد در رابطه با مدیریت زمان بیشتر از جوانب دیگر زندگی تجاری صدق می کند. پارتو اظهار م یکند که احتمالاً هشتاد درصد وقت مدیران صرف اموری می شود که بیست درصد بازدهی دارد در حالی که بیست درصد از فعالیتها می تواند هشتاد درصد بازدهی داشته باشد.

برچسب قیمت هر فعالیت

با پی بردن به ارزش و قیمت وقت خود، که بیشتر مدیران این قیمت را کم تخمین می زنند، برای هر فعالیتی- مثل شرکت در جلسات، رانندگی به گوشه و کنار شهر برای ملاقات یک مشتری، گفتگوهای دوستانه با تلفن، گفتگو با همکاران در بوفه اداره، پاسخگویی به نام هها- برچسب قیمت تهیه کنید. این گونه دانستنیها به دو صورت مفید خواهد بود:

با انجام دادن کاری که مقرون به صرفه باشد قادر خواهید بود از وقت خود استفاده مؤثرتری بکنید.

دانستن قیمت وقت تان می تواند شما را در فروش آن به رؤسا و همکارانتان یاری کند. این یکی از امتیازات مدیریت زمان است.

تفویض اختیار

ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه ای در مدیریت زمان است. پژوهشها نشان می دهد که در بعضی از شرکتها 97 % وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می شود تا اداره امور. در یک مطالعه چنین نتیجه گیری شده است که نیمی از وقت مدیران صرف اموری می شود که یک منشی، حتی با کارایی بهتری می تواند از عهده انجام دادن آن برآید.

موانع روانی تفویض اختیار

          ترس از دست دادن اقتدار

          ترس از اشتباهاتی که روی خواهد داد

          ترس از محوشدن

شش کاری که هرگز نباید تفویض اختیار کرد

اگر یک مدیر هستید بدانید که فقط شش وظیفه وجود دارد که هرگز نباید به دیگران تفویض اختیار

شود:

1.       برنامه ریزی یک پروژه کلیدی

2.       انتخاب اعضای گروه یک پروژه

3.       هدایت تلاش های گروه

4.       ایجاد انگیزه در اعضای گروه

5.       ارزیابی از اعضای گروه

6.       پاداش به اعضای گروه

تقریباً هر کار دیگری می تواند برای تفویض اختیار انتخاب مناسبی باشد.

کی و چه کاری را تفویض کنید

چهار معیار اصلی وجود دارد که تعیین می کند کی چه کاری تفویض شود. همواره سعی کنید اختیارات خود را تفویض نمایید:

1.       زمانی که کاری م یتواند به طور رضایت بخش توسط کس دیگری که از شما کمتر دستمزد می گیرد- یا میل دارد از شما کمتر بگیرد- انجام شود.

2.       زمانی که دانش، مهارت یا تجربه لازم را برای انجام دادن کاری به طور شایسته نداشته باشید.

3.       زمانی که کار روزمره باشد.

4.       زمانی که کاری به رشد کارمندان کمک می کند.

چگونه ب هطور مؤثرتری تفویض اختیار کنید

بعضی از مدیران از تفویض اختیار سر باز می زنند زیرا اگر کارها دست انجام نشود خودشان خیلی سریعتر آنها را انجام می دهند. این مسئله می تواند به سه دلیل اساسی روی دهد:

          انتخاب کارمندان نامناسب

          ارتباط بی اثر

          هدایت ناکافی نتیجه کار

          سه سطح کارایی وجود دارد:

          کارایی کم= توانایی ضعیف + انگیزه کم

          کارایی متوسط= توانایی ضعیف + انگیزه زیاد؛ یا توانایی زیاد + انگیزه کم

          کارایی زیاد= انگیزه زیاد + توانایی زیاد

یکی از عوامل مهم در تفویض ثمربخش اختیار، میزان کارایی کارمند است. پس سؤالی که باید قبل از تفویض هر کاری از خود بپرسید این است«که این فرد در رابطه با کاری که م یخواهم به او تفویض کنم چقدر کارایی دارد؟»

فصل 4 : قدرت تأخیر مثبت

زمانی که تأخیر مثبت است

چهار مورد وجود دارد که تأخیر در آنها کار درستی است:

1.       زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار پرارزشتری به تعویق می اندازیم

2.       زمانی که از لحاظ عاطفی برانگیخته شده اید

3.       زمانی که برای انجا مدادن مؤثر کارها از کمبود دانش یا مهارتی رنج م یبرید

4.       زمانی که حالات جسمی و روحی شما اجرای بهینه کاری را غیرممکن می سازد

مهارتهای مدیریت زمانی خود را بهبود بخشید

1.       فهرست کار درست کنید

2.       نقشه سازمانی بسازید

3.       کارهای خود را سازمان دهید

4.       با دقت ولی از روی انتخاب اسناد را بایگانی کنید

5.       انعطاف پذیر باشید

6.       از بهترین زمان روز خود سود ببرید

7.       بدترین کار هر روز را اول انجام دهید

8.       با ورزش در پشت میزتان با خستگی مبارزه کنید

9.       برای هر کاری یک ضر بالاجل قرار دهید

10.   تمرکز و دقت کردن را یاد بگیرید

فصل 5 :بیرون راندن غاصبان زمان

مواردی که لازم است«نه» بگویید

1.       زمانی که خواسته نامعقول باشد.

2.       زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد.

3.       زمانی که از مهارت و دانش کافی برخوردار نباشید.

4.       زمانی که عصبانی یا ناراحت هستید.

5.       زمانی که لازم نیست شما آن کار را انجام دهید.

فصل 6 :پرهیز از مراجعین اتفاقی

پژوهش های اخیر نشان داده اند که هر هشت دقیقه یک مدیر معمولی با قطع کار مواجه می شود و زمانی که این وقفه ایجاد شود، چندین دقیقه طول خواهد کشید که وی مجددا به همان تمرکز و بازدهی قبلی در کار خود برسد. به بیان دیگر قبل از ایجاد هر وقفه فقط چند دقیقه ب هطور جامع روی هر کاری عمل می کند. از متداو لترین عواملی که این وقفه را ایجاد می کنند تلفن ها و مراجعین سرزده و بدون وقت قبلی هستند.

ردکردن مراجعین سرزده

1.       سدهای فیزیکی ایجاد کنید.

2.       آنها را به قسمت عمومی عقب بزنید.

3.       از تماس مستقیم چشمی با او پرهیز کنید.

4.       هرگز اجازه استقرار به آنها ندهید.

5.       با آنها تا خارج از اتاق قدم بزنید.

6.       6.دیگران را وادار کنید که از قبل از شما وقت بگیرند.

فصل 7 : چگونه درگیر مکالمات تلفنی نشوید

بیست روش برای صرفه جویی در وقت، هنگام تلفن زدن

1.       خوش و بش کردنهای تلفنی را محدود کنید.

2.       برای سؤالات، پاسخهای کوتاه آماده کنید.

3.       اطمینان حاصل کنید که قسمت کلیدی پیام شما کاملاً به خاطر سپرده شود.

4.       هرگاه که مناسب است یا امکان دارد دادن جواب تلفن را به دیگران تفویض نمایید.

5.       اگر می خواهید تلفن در کار شما وقف های ایجاد نکند کارهایی را که نیاز به به تمرکز بیشتر دارد، در ساعتهای اولیه روز انجام دهید.

6.       در مواقع خاصی از روز از جواب دادن به تلفن صرفنظر کنید.

7.       اضطرابی که از یک تلفن دردسرآفرین حاصل می شود م یتواند وقت شما را به عناوین مختلف تلف کند.

8.       همکاری طرف مقابل را با استفاده از جمله« برای شما مناسب است» تشویق کنید.

9.       با پیش دستی کردن و ابتدا تلفن زدن از امتیازات روانی بسیار مهم برخوردار خواهید شد.

10.    قبل از اینکه شماره موردنظر را بگیرید دید روشنی از آنچه که می خواهید از مکالمه نصیبتان شود در ذهن داشته باشید.

11.    همیشه صحبت خود را با «صبح بخیر» و «عصر بخیر» شروع کنید.

12.    تلفن زدن در وقت نامناسب، وق تتلف کردن اساسی است.

13.   در حال ایستاده تلف نزدن کم کم احساس اقتدار شما را بیشتر م یکند، ضمن اینکه ذهن شما را نیز فعال تر می نماید.

14.   گوش کردن مهارتی است که باید فراگرفته شود، تمرین شود و کامل گردد.

15.   زمانی که با تلفن صحبت می کنید فعالانه به حرفهای طرف مقابل گوش دهید.

16.   «هیچ نمایه ای از شخصیت به اندازه صدا به مشخص نیست» با شناختن طرز تفکر فرد می توانید بسادگی روش گفتگوی خود را با نیازها و انتظاراتش تطبیق دهید.

17.   مردم دوست دارند با آنها به رو شهای گوناگون مراوده شود.

18.   قانون جهانی در روابط انسانی این است که اگر همه چیز یکسان باشد ما آنهایی رابیشتر دوست داریم که به نظر می رسد ما را بیشتر دوست دارند. با رد و بدل کردن احساس مثبت و صمیمانه با دیگران می توانید حس دوستی و محبت را در دل آنها به وجود آورید.

19.   از دستگاه منشی تلفنی بهترین بهره برداری را بکنید.

20.    اهمیت به پایان رساندن موثر یک تماس تلفنی کمتر از شروع صحیح آن نیست.

فصل 8 : غلبه بر انتظار غاصب

شش راهی که از اتلاف وقت هنگام انتظار جلوگیری می کند

1.       همواره از قبل قرار ملاقات تان را تثبیت کنید.

2.       با سازماندهی سعی کنید زمان رسیدن به محل ملاقات را به حداقل برسانید.

3.       هرگز زودتر از پنج دقیقه قبل از ملاقات به محل قرار نروید.

4.       نسبت به خطاهایی که ممکن است رخ دهد، انعطاف پذیر باشید.

5.       اطمینان حاصل کنید که ورود شما به اطلاع طرف مقابل رسیده است.

6.       خود را مشغول نگه دارید.

فصل 9 : فائق آمدن بر جلسات غاصب

چگونه با سازماندهی جلسات در وقت صرفه جویی کنید

با سازماندهی جلسات م یتوان با قدرت و مسئولیت بیشتری تضمین نمود که وقت افراد خردمندانه صرف شود. به همین دلیل با بررسی رو شهای زیر م یتوان کارایی و اثربخشی جلسات سازما نیافته را اثبات کرد.

1.       برای هرجلسه اهداف مشخصی تنظیم کنید.

2.       برای هر کس از قبل یک دستور جلسه تهیه کنید.

3.       تعداد افراد جلسه را به حداقل برسانید.

4.       از شروع کردن جلسات در ساعتهای سر راست بپرهیزید.

5.       در صورتی که دستور جلسه کوتاه بود جلسه را ایستاده برگزار کنید.

6.       برای کنترل نتایج رأی گیری کنید.

7.       علاقه افراد را با برنام هریزی دقیق افزایش دهید.

8.       توجه همه را جلب کنید.

9.       از گفتگوی دونفره پرهیز کنید.

10.   جلسه را با هدف اقدام کردن به پایان برسانید.

فصل 10 : صرفه جویی در وقت، هنگام خواندن و نوشتن

خواندن و نوشتن گزارشها، یادداشتها، نام هها، کتابها، مجلهها، روزنامه ها و سایر اسناد شغلی مقدار زیادی از وقت یک مدیر معمولی را در یک روز کاری می گیرد.

رویکردی کلی به خواندن

قبل از خواندن هر متنی از خود سه سؤال اساسی زیر را بپرسید:

·         هدف من از خواندن این مطلب چیست؟

·         کدام یک از اهدافم با خواندن آن برطرف میشود؟

·         آیا خواندن این متن بهترین روش برای رسیدن به هدفم است؟

اگر دلیل خوبی برای خواندن آن ندارید پس با حذف آن در وقت خود صرف هجویی کنید.

اگر متوجه شدید که خواندن مطلب ارزش سرمایه گذاری دارد، آن روشی را انتخاب کنید که من رویکرد کلی خواندن مؤثر نامگذاری کرد هام. به سرعت صفحات آن را ورق بزنید تا برداشت کلی از موضوع کتاب و محتوای آن پیدا کنید. به عنوان مثال تیترهای فصل، تیترهای بخشهای هر فصل، جدولها، تصاویر و عنوانها را بخوانید. این کار درست مثل اولین نگاه از ارتفاع بالاست. حین این بازبینی اولیه قسمتهایی را درنظر بگیرید که ویژگی مشخصی در رابطه با رسیدن به مقصود اصلی مطالعه دارد.

چگونه هنگام نوشتن در وقت صرفه جویی کنید

بسیاری از مردم نوشتن هر چیزی طولانی تر از یک یادداشت خلاصه را، کابوس شبانه و وقت تلف کن می یابند. آنها در این کار مسامحه می کنند و یا به کاغذ سفید خیره می مانند و وقت تلف می کنند. مدت ها ناامیدانه برای تحریر افکارشان به دنبال لغات درست میگردند.

راه های عملی وجود دارد که م یتواند در آنچه که م یخواهید تهیه کنید شما را به سرعت و کفایت برساند.

1.       آنچه را که می خواهید بگویید روشن بیان کنید

2.       رئوس مطالب را آماده کنید

3.       شروع کنید و بنویسید

          زمانی که اولین پی ش نویس خود را م ینویسید، زیاد نگران نباشید که حتما صددرصد آن درست باشد. بهتر است اجازه دهید که ایده هایتان با سرعت بیرون بریزد.

          از عباراتی که نکته ای به پیام شما اضافه نم یکند استفاده نکنید و آن را حذف کنید از قبیل:

1.       «نمی خواهم بگویم ...» پس چرا میگویید؟

2.       «نیاز نیست که مجدداً تکرار کنم که...» پس چرا تکرار میکنید؟

3.       «من میل دارم صحبت خود را با گفتن ...» اصل مطلب را بگویید.

4.       «من مطمئنم شما خواهید فهمید» روی آن شرط نبندید.

فصل 11 : اهمیت حیاتی هدف گزاری روشن برای خود

در زیر شش دلیل از متداول ترین دلایلی مطرح شده است که افراد در مورد کوتاهی خود در تنظیم

اهداف مشخص و نوشته شده آورده اند. اگر شما نیز جزو کسانی هستید که هرگز به تعیین هدف برای

خود اهمیت نمی دهید، شاید بعضی از این دلایل موجب این انفعال در شما باشد.

1.       کی به هدف نیاز دارد؟ من تا به حال با اینکه هدف نداشته ام بد کار نکرد هام.

2.       من هدفهایم را در مغزم نگه می دارم. هرگز لزومی به نوشتن آنها نمی بینم.

3.       تعیین هدف خطر شکست را افزایش می دهد.

4.       دستیابی به اهداف به معنی بالا رفتن توقعات دیگران از من خواهد بود .

5.       داشتن اهداف روشن اختیار را از زندگی م یرباید .

6.       چگونه می توانم فهرست اهدافم را بنویسم. من از زندگی خیلی چیزها انتظار دارم .

انواع سه گانه هدف

تمام اهداف در این سه طبقه جای می گیرد.اهداف«چرایی»، «چیستی» و «چگونگی»

1.       اهداف «چرایی» اهداف شخصی هستند

2.       اهداف «چیستی» جاه طلبی های شما را نشان می دهد. آنچه برای رسیدن به اهداف «چرایی» نیاز دارید.

3.       اهداف «چگونگی» راه هایی را که اهداف «چیستی» میتوانند به دست آیند مشخص میکنند.

پنج قاعده برای هدف گذاری

          مشخص

          قابل اندازه گیری

          قابل دسترس

          واقع بینانه

          با محدودیت زمانی

فصل 12 : اولویت های خود را تعیین کنید

پس از انتخاب اهداف مشخص، واقع بینانه و قابل دسترس ، هدف بعدی تصمیم گیری در مورد این است که به ترتیب به سوی کدام یک حرکت کنید. متاسفانه پیدا کردن اولویت ها همیشه آسان نیست.

چگونه اهداف خود را اولویت بندی کنید

بگذارید با اولویت بندی اهداف «چرایی» که دلیل اصلی انجام بسیاری از کارها در زندگی هستند شروع کنیم. این گونه اهداف مسائلی را شامل می شوند که مربوطند به :

          رضایت از خود

          خانواده

          سلامتی

          شغل

          دوستی

          معنویات

می توانید اولویت های اهداف «چرایی» زندگی خود را از اعمال روزمرهتان دریابید زیرا همواره کارهای اولویت بخشیده را به سایر کارها ترجیح می دهید.

ایجاد فهرستی از کارهای اولویت دار

این فهرست به شما اجازه می دهد که به طور عینی کارهایی را تشخیص دهید که از اولویتهای کمتری برخوردارند. برای تهیه چنین فهرستی برای دو عامل مهم که اولویت هر کاری را تعیین م یکند ارزش عددی 1تا 3 در نظر بگیرید.فوریت و اهمیت آنها.

اهمیت * فوریت = اولویت

کاری که از اولویت بالایی برخوردار است هم فوری است و هم مهم.

کاری که از اولویت متوسط برخوردار است می تواند هم فوری باشد و هم مهم. اما هرگز هر دو آنها نیست.

کاری که از اولویت کمتری برخوردار است نه مهم است نه فوری.

فهرستی از تمام کارهایتان بنویسید. اگر در هر مسئل های انتخا بهای مختلفی دارید، هر کاری را در معرض قضاوت قراردهید و ازخود بپرسید:

چرا این کار را باید انجام دهم؟

چگونه این کار مرا در دستیابی به یکی از اهداف زندگیام یاری می رساند؟

آیا میتوانم آن را از راه دیگری انجام دهم تا در وقتم صرفه جویی کنم؟

آیا این کار باید به فرد دیگری تفویض شود؟

آیا اصلا می توانم این کار را حذف کنم؟

در صورتیکه این کار حتما باید انجام پذیرد، آن هم توسط شما، اهمیت آن را طبق مقیاس زیر

درجه بندی کنید:

1= بی اهمیت؛ مشکل مهمی با انجام ندادنش روی نمی دهد.

2= مهم؛ اگر انجام نگیرد مشکلات جدی بوجود می آید.

3= ضروری؛ حتما باید تمام شود.

سپس فوریت آن را با مقیاس مشابه درج هبندی کنید:

1= کم؛ هر زمانی قابل انجام است.

2= متوسط؛ این هفته باید انجام گیرد.

3= زیاد؛ تا چند ساعت دیگر باید انجام گیرد.

برای محاسبه اولویت کارها هر دو نمره را در هم ضرب کنید. برای مثال، کاری که هم خیلی مهم است و هم خیلی ضروری نمره(9=3*3) به دست می آورد و در حالی که کار دیگری که گر چه مهم است اما آن قدر فوری نیست ممکن است نمره (6=2*3) را به دست آورد.

فصل 13 : استرس و مدیریت زمان

الف- زمانی که استرس بسیار کمی در زندگی وجود دارد احساس خستگی، بی عاطفگی و کاهش انگیزه می کنیم. در این حالت ذهنی زمان مثل حرکت یک مار کند می گذرد.

ب- برعکس استرس بیش از اندازه اضطراب، سراسیمگی و سستی اعتماد به نفس ایجاد می کند. در این حالت ذهنی زمان به سرعت می گذرد، تکمیل کردن کارها، حل مشکلات و تصمیم گیری دشوار می شود.

پ- در نقطه اوج هوشیاری(PPSL) ما احساس بشاشی، نیرومندی، اطمینان می کنیم، بالاتر از همه اینها احساس می کنیم بر اتفاقات کنترل داریم.

دوازده روش برای کنترل استرس

1.       نگرش خود را تغییر دهید.

2.       مشکلات را با دید دیگر نگاه کنید.

3.       به زندگی بخندید.

4.       نگرانی را کنار بگذارید - شروع به کار کنید.

5.       از خفیف کردن خود با کلمات پرهیز کنید.

6.       از شتاب زدگی خود بکاهید.

7.       مواظب تنفس و وضعیت بدنی خود باشید.

8.       استرس خود را تسکین دهید.

9.       بر استرسهای ناشی از مسافرت هوایی غلبه کنید.

10.   آرام گرفتن در آخر روز.

11.   با آرمیدگی استرس های جسمی را کاهش دهید.

12.   با ورزش استرس را از خود دور کنید.

فصل 14 : زمان و موفقیت مشترک

پانزده روش مدیریت مشترک زمان

1.       برای کسانی که استخدام می کنید اهداف روشنی وضع کنید.

2.       امور پیچیده و بلند مدت را به اهداف کوتاه مدت و بخوبی تعریف شدة هفتگی و روزانه تقسیم کنید.

3.       بگذارید اهداف شما را هدایت کنند نه آنکه شما را اداره کنند.

4.       به جای اهداف مر حلهای پروژه هایی را انتخاب کنید که نتایج ملموس داشته باشند.

5.       با تعیین اهدافی بوضوح تعریف شده مسئولیت کارمندان در رسیدن به این اهداف مشخص نمایید.

6.       برنامه کار را به صورت مدون تهیه کنید که دارای جدول زمانی با جزئیات آنها و مقیاسهای سنجش معین باشد.

7.       فرآیند مدیریت جدید زمان را شتاب بخشید و گسترش دهید.

8.       جایی که مناسب است، جدول زمان متوسط هر واکنش را محاسبه و آن را به عنوان اولین عامل سنجش عملکرد افراد بکار برید.

9.       سطح کنونی عملکرد زمانی افراد را نپذیرد.

10.   گام های بی ارزش و اضافی را حذف کنید.

11.   هرچه هست را مدرنیزه کنید.

12.   هرجا که ممکن فرآیند را استاندارد کنید.

13.   از انباشت کارها جلوگیری کنید.

14.   به گزارش دهی موردی روی بیاورید.

15.   فرآیند مدیریت 10 دقیقه ای(فصل 15) را بین همه تشویق کنید و جا بیندازید.

فصل 15 : مدیریت زمان ده دقیق های

صرفه جویی وقت

گزارش های پیگیری زمان خود را بررسی کنید و با توجه به مقیاس زیر به ده سوال امتیاز دهید:

تقریبا همیشه = 3   نسبتا زود بهزود = 2 بندرت = 1      هیچ وقت = 0

1.       چه مقدار از وقت خود را صرف کارهای کم اولویت م یکنم؟

2.       چقدر کارهایی را که می توان یا باید به دیگران تفویض کرد خودم انجام می دهم؟

3.       زمانی که یک کار مهم و اولویت دار کار م یکنم چند وقت به چند وقت اختلال یا وقفه در کارم پیش می آید؟

4.       چند وقت به چند وقت با پریدن از کاری به کار دیگر اولویت ها را تغییر می دهم؟

5.       چه تعداد از وقفه ها اولویت کمتری نسبت به کاری که به آن مشغول بود هام داشته اند؟

6.       هر چند وقت به چند وقت کار ناخوشایند اما مهم و اولویت دار خود را به نفع کاری کم الویت و یا کم اهمیت که جذابیت بیشترداشته است، به تعویق می اندارم؟

7.       چند وقت به چند وقت کاری را که تمام شده بود می شد به روش دیگری انجام داد؟

8.       چند وقت به چند وقت شما با فعالیت های اجتماعی، شخصی و سایر امور بی ارتباط بکار گرفته می شود؟

9.       هر چند وقت به چند وقت مجبور می شوید برای جنگیدن با کارهای که به غلط پیش رفته است امور مهم و اولویت دار را کنار بگذارید؟

10.   چند وقت به چند وقت وقتهای مرده( منظور مسافرت ها، رفت و آمدها، انتظار و غیره )را تلف کرده اید؟

سه گام روزانه

از امروز به بعد روزانه 10 دقیقه به سه امر زیر اختصاص دهید:

پیگیری زمان. این نباید بیش از 5 دقیقه وقت شما را بگیرد. اگر بیش از این وقت شما را اشغال کرد، پس احتمالا جزئیات زیادی را در آن درج می کنید.کوتاه و از مخففها بیشتر استفاده کنید.

تجزیه و تحلیل زمان. در پایان کار روزانه چند دقیقه صرف تجزیه و تحلیل جدول پیگیری زمان خود کنید و راه هایی را کشف کنید که با حذف کردن، به تاخیر انداختن و تفویض کردن امور وقت بیشتری را صرفه جویی کنید.

فهرستی از اعمال اولویت دار تنظیم کنید که در روز بعد به کار رود. این کارها را در بالای جدول پیگیری زمان بنویسید. از این فهرست کمک بگیرید تا توجه را بر انجام کارهای اولویت دار متمرکز کند و در صورتیکه وقت خود را با ب یکفایتی می گذرانبد به شما هشدار دهد.

و تمام کاری که باید بکنید همین است. با اختصاص ده دقیقه درهر روز برای انجام این کارها، نه تنها پاداشی حدود یک روز اضافه کاری در هفته بدست می آورید بلکه وظایف خود را انجام داده، بدون آنکه دچار استرس و ناراحتی شوید.