شیوا رحیمی پور و فاطمه میرمولایی

زمان در نکاه فیلسوفان :

فلسفه را دانش وجودشناسی میدانند و یکی از قدیمی ترین مباحث فلسفی مساله ماهیت زمان بوده است.فیلسوفان در این زمینه همواره با سوالات اساسی رو به رو بوده اند.بعضی می گویند زمان امر موهوم است.بعضی گویند موجود به وجود وهمی است .بعضی گویند اصولا زمانی وجود ندارد و ...

 


فصل اول : نگاهی به مفهوم زمان

زمان در نکاه فیلسوفان :

فلسفه را دانش وجودشناسی میدانند و یکی از قدیمی ترین مباحث فلسفی مساله ماهیت زمان بوده است.فیلسوفان در این زمینه همواره با سوالات اساسی رو به رو بوده اند.بعضی می گویند زمان امر موهوم است.بعضی گویند موجود به وجود وهمی است .بعضی گویند اصولا زمانی وجود ندارد و ...

زمان در نگاه عارفان :

عارفان به دلیل ماهیت ابزار شناختی خود (یعنی دل) از زبان نمادین و سمبلیک استفاده می کنند و برای بیان منظور خود اصطلاحات خاصی دارند.عارفان به مفهوم زمان جنبه درونی داده و از آن با اصطلاحاتی مانند "وقت" ,"آن" ,"دم" و... یاد کرده اند.

فصل دوم : استفاده مناسب از زمان

زمان یکی از با ارزشترین منابعی است که در اختیار انسانها قرار دارد و به دلیل همین اهمیت و ارزش نام زمان در بسیاری از فرهنگها و زبانها تکرار شده است.زمان بسیار با ارزشتر از پول و سرمایه ارزشمندی است.سرمایه ای کمیاب و نادر!

بنابراین از وقتتان استفاده کنید : مدت زمان بالقوه کار در بخش های مختلف اداری در حدود 30 الی 40 درصد تخمین زده میشود.یعنی کمتر از 60 درصد زمان کاری افراد به هدر میرود.استفاده بهتر از زمان در گرو یک نگرش صحیح به این منبع کمیاب است.یکی از بهترین راههای استفاده از زمان محدود و باارزش ,بکارگیری دایمی و هوشیارانه مدیریت زمان است.مدیریت زمان یعنی اینکه کنترل زمان و کار خود را بدست گیرید و اجازه ندهید امور و حوادث شما را هدایت کند.

زمانتان را صرف کار ,تفکر,تفریح,مطالعه,دوستی,محبت ورزیدن و خندیدن بکنید.

فصل سوم : تعییت اهداف

مدیران موفق مدیرانی هستند که قادرند بطور واضح و روشن تعریف دقیقی از اهداف و همچنین پیشنهادهای لازم برای رسیدن به این اهداف را ارائه کنند.اهداف ,آن چیزهایی هستند که بصورت تمام و کمال ما را بسوی علم صحیح سوق داده و جلب مینمایند.

مدیریت بر مبنای هدف,یک روش شایسته برای کارکنان و مدیران شرکت میباشد.علاوه بر شرکتها ,این روش برای افراد موفق نیز فواید بسیاری دارد.این تنها راه برقراری حلقه ارتباطی بین وظایف مختلف و کارهای امروزی و موفقیت های فردا و رضایتمندی شماست.همچنین کسانیکه از اهداف هوشمندانه پیروی می کنند قادرند قدرتهای نیمه خلاق و نیمه هوشیار خود را بکار گیرند.

مدیریت زمان :

میتوانید زمان خود را به نحو احسن به کارهای مهم تخصیص دهید.برای اینکار میتوانید از قاعده 20,80 استفاده کنید.یعنی با صرف کمتر از 20 درصد زمان میتوانیم به نتیجه 80 درصد برسیم.درصورتیکه اکثر مردم 80 درصد زمان خود را مشغول اموری میشوند که از درجه اهمیت زیاده برخوردار نیستند و تنها به 20 درصد نتایج می رسند.

فصل چهارم : مکتوب کردن اهداف و برنامه ها

بهترین روش برای سازماندهی زمان و استفاده بهینه از ان برنامه ریزی است.مزیت اصلی برنامه ریزی کاری عبارت از این است که درک کنیم : برنامه ریزی یعنی ذخیره زمان .8 دقیقه برنامه ریزی برابر یک ساعت زمان ذخیره شده است.

مهمترین نقش برنامه ریزی عبارت است از مکتوب سازی آنچه قرار است انجام شود.بنابراین طبقه بندیهای ذهنیمان را کنترل میکند.به ما تمرکز میدهد.فشار کاری را کم میکند.محرکی در جهت فعال نمودن انگیزه های شخصی در کارهاست.میتوانید نتایج حاصل از انجام کارهایتان را بررسسی کنید.امکان موفقیت خود را از نظر زمانی تخمین بزنید.همچنین میتوانید برنامه های مکتوب خود را بایگانی کنید و از آنها به عنوان شواهد و مدارک کارهایی که انجام داده اید یا نداده اید استفاده کنید.

فصل پنجم : استفاده از جداول روزانه

آنچه در ابتدای استفاده از فهرست روزانه کار باید برای شما مهم باشد توجه به این نکته است که هریک از وظایف روزانه شما بایستی دارای برنامه خاص خود باشد.اگر شما دارای جدولی که در آن کارهای روزانه تان بصورت دقیق قید شده باشد نیستید,باور داشته باشید که نمیتوانید دارای یک برنامه بلند مدت یک ساله و یا حتی یک ماهه باشید.

روش لیدز یکی از روشهای نسبتا ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و دارای مراحل زیر است :

1/ فهرست وظایف مهم :

 فهرست وظایف ,فعالیتها و حداکثر زمان تحت اختیارتان را تهیه کنید.از یک فرم جدول روزانه استفاده کنید و وظایف و حداکثر زمانی که برای آنها در اختیار دارید ,کارهای ناتمام و مسائل غیر قابل انتظار ,تماسهای تلفنی و مکاتباتی که باید انجام دهید و ترتیب فعالیتهای خود را در آن بنویسید.

2/برآورد زمان مورد نیاز :

زمانی که وظایفتان به خودشان اختصاص میدهند را برآورد کنید.به فعالیتهای خارج از برنامه خود توجه کنید.به گونه ای به محاسبه زمان خود بپردازید که گویا پول پرداخت میکنید.

قانون دیگر که در ارتباط با توانایی چگونگی انجام وظایف و منظور کردن مقدار زمان مورد نیاز برای انجام کار مطرح شده است این است ک زمان را بسان بودجه مالی ببینیم.یعنی برای زمان مورد نیاز برای انجام هریک از وظایف مخصوص ,محدوده ای تعیین کنیم.

3/در نظر گرفتن زمان خالی :

برای زظایفی که در جدول موجود نیست زمانهای خالی در نظر بگیرید.توجه داشته باشید که جدول زمانبندی فعالیتها 60 درصد پایه اساسی جدول زمانبندی استفادهه از زمان است.

وقایع پیش بینی نشده ,اضطراب و... از جمله مواردی هستند که ممکن است ما را مجبور کنند که جدول را رعایت نکنیم.

4/اولویت کارها :

وظایف واقعی خود و اولویتهای آنها را مشخص کنید و برای این منظور بر اساس واقعیت و متناسب با این عوامل عمل کنید : اولویتها ,انتخابها ,تفویض

5/جدول وظایف را دقیق بررسی کنید :

جدول وظایف را در پایان هرروز به دقت بررسی کنید و کارهای انجام نشده را کنار بگذارید.کارهای عقب افتاده خود را به دیگران واکذار کنید یا آنها را منتفی کنید.چون کارهای مهم خود به خود انجام میشوند.

 

 

فصل ششم : تعیین اولویت ها

باید سعی کنید کار ها بیشتری را در زمان مقرر انجام دهید . باید به توانید اولویت ها را تشخیص بدهید حتی مدیران موفق نیز با تخصیص توانایی وجودشان فقط روی یک فعالیت در یک زمان بخصوص متمرکز می شوند ودر نتیجه همیشه آنها در حال دادوستد با یک حالت بهتر و پر اهمیتتر می باشند .

مزایای اولویت بندی :

تمرکز بر کار های با اهمیت

کار بر روی فوریتها زمانی

تمرکز فقط روی یک وظیفه در یک زمان

کارایی بالا مطابق با جدول زمان بندی

قابل دسترس بودن اهداف

اندازه گیری فعالیت انجام شده در هر روز

تجزیه وتحلیل ABC   :

روش اولویت بندی ونحوه ی تنظیم وطراحی فعالیتها طبق طبقه بندی ABC   می باشد در این روش بر عدم تطابق زمان واقعی مصرف شده ومیزان کارهای انجام شده تاکید دارد .

وظایف A  :وظایفی بسیار مهم که فقط توسط خود فرد قابل اجراست و دارای  آخرین درجه اهمیتی است.

وظایف B :فعالیتهایی مهم می باشند که دارای درجه اجرایی متوسط می باشد

وظایف C : مهمترین وبزرگترین کاره اما جزیی می نمایند.

با اولویت بندی ABC  ما می توانیم یک توازن وارتباط منطقی  بین وظایفمان بر قرار کنیم.

باید با هدف داشت به جای عمل کردن اهداف معین  در واقع باید کارها را درست انجام داد به جای اینکه کار را درست انجام دهیم.

 

فصل هفتم : آغاز کردن با نگرش مثبت

 به طور طبیعی یک شروع بد یعنی یک روز بد ویک شروع خوب یک روز خوب را  به دنبال دارد .باید همواره سعی کنیم تا به سوی زندگی   مثبت گام برداریم تا به توانیم به اهدافمان برسیم .

برای این مثبت اندیشی نیاز به رضایت ،دستیابی به اهداف و داشتن زمان فراغت برای انجام کارهایی که سبب بر قراری توازن بین زندگی خصوصی و زندگی حرفه ای شما می شود.

قبل از اجرای کار باید موارد زیر را در نظر داشته باشید :

مروربرنامه روزانه،آماده کردن وظایف A ،پیش از رفتن به خانه نباید دیگر به مسائل کاری فکر کنید بلکه بهتر است کارهایی را که مایلید در خانه انجام دهید مرور کنید،ارزیابی کارهای روزانه ،انتقال کارهای ناتمام به بهترین زمان برای انجام ،برنامه ریزی برای فردا ،ارزیابی روز،خود را برای عصر در حالت خوبی نگهدارید.

فصل هشتم : بررسی کردن منحنی عملکرد

 نخست نباید اثر طرز تلقی افراد وخصیصه های فردی آنها را منکر شدو بعد به بررسی منحنی عمل کرد می پردازیم.همان طور که دیده می شود عموما حداکثر عملکرد در صبح (مناسب برای فعالیتهای A)و حداقل ان در ظهر(مناسب برای فعالیتهای B)و صعود مجدد در عصر(مناسب برای فعالیتهای C)می باشد. زمان استراحت را فراموش نکنید زیرا یک استراحت 10 دقیقه ای سبب انجام بهتر کارها توسط شما می شود.

فصل نهم : ذخیره کردن اوقات آرامش

سعی کنید بدون وقفه یک ساعت کار کنید این کارایی شما را کاهش می دهد .زمان کار خود را به عنوان یک قرار ملاقات سکوت برای خود در نظر بگیرید تا دیگران در کار شما اختلال ایجاد نکنند.

استفاده از برنامه ریزی زمان

برای مدیرت موفق لازم است تا مدیریت زمان داشته باشید .برای این کار اول باید یک تصویر کلی از تمام کاری که باید انجام دهید داشته باشید و بعد بر طبق ان برنامه ریزی کنید و نظارت بر اجرای درست امور داشته باشید .

از دفترچه یادداشت برای ثبت برنامه روزانه و از کلاسر برای برنامه ریزی زمانی استفاده کنید این وسایل این قابلیت را دارند که یک حافظه کمکی به شما بدهند .

برنامه ریزی زمان شامل موارد زیر است :

بخش داده ها : صفحاتی برای یادداشت اطلاعات فردی وتخصصی اختصاص دهید

ادرسها ، شماره تلفن : بخشی برای یاد داشت این مطالب اختصاص دهید.

استفاده از یک برنامه ریزی زمانی شما را قادر می سازد تا برنامه ریزی ، سازندهی،هماهنگی و اثر بخشی کارهای روزانه خود را بهبود بخشید ، برنامه ریز زمانی کیفیت و موفقیت کار شما را بهبود می بخشد. ذخیره زمان از طریق برنامه ریزی زمانی مدیریت می شود و می توانیم در زمان مانند پول صرفه جویی کنیم

فصل دهم : تلاش برای منظم بودن

مدیریت پیوست زمان یعنی نگرش مثبت به زندگی ،سبب کاهش فشارهای روحی وروانی شما می شود. با صرف زمان کوتاه 8 دقیقه در روزشما می توانید به این رویداد دست پیدا کنید.خودتان را عادت دهید تا در پایان هر روز برنامه روز بعد را بنوسید.

یادتان باشد یک روز پر مشغله به معنای تحمل فشار عصبی زیاد نیست بلکه فشار عصبی حاصل از احاطه نداشتن ما بر کار است .