نویسنده: تیم هیندل، مترجم: شفیع الهی با مقدمه دکتر غلامرضا خاکی

در مقدمه این کتاب میخوانیم  که ترتیب انجام تمام آنچه در محیط کار یا منزل انجام میدهیم بر روی کمیت و کیفیت آن چه که از زندگی به دست می آوریم تاثیرگذار است.فصلهای کتاب را به ترتیب در زیر آورده و سپس خلاصه ای از هریک را ارایه خواهیم کرد :

فصل اول : زمان چیست؟

فصل دوم : برنامه ریزی برای کسب موفقیت

فصل سوم : ایجاد تغییرات فوری

فصل چهارم : مدیریت زمان دیگران

 


 

در مقدمه این کتاب میخوانیم  که ترتیب انجام تمام آنچه در محیط کار یا منزل انجام میدهیم بر روی کمیت و کیفیت آن چه که از زندگی به دست می آوریم تاثیرگذار است.فصلهای کتاب را به ترتیب در زیر آورده و سپس خلاصه ای از هریک را ارایه خواهیم کرد :

فصل اول : زمان چیست؟

فصل دوم : برنامه ریزی برای کسب موفقیت

فصل سوم : ایجاد تغییرات فوری

فصل چهارم : مدیریت زمان دیگران

-------------------------------

فصل اول

1.تجزیه وتحلیل زمان

.2چگونه از زمان استفاده می کنید؟

3.مهارتهای خود را ارزیابی کنید.

 

بخش اول این فصل به تجزیه و تحلیل زمان میپردازد.از جمله توصیه های نویسنده در این بخش کارهایمان را تقسیم بندی کنیم خصوصا در مورد کارهای دشوار بهتر است آنرا به بخشهای کوچکتر تقسیم کنیم سپس بخش کوچکی از آن را انتخاب و آنرا بلافاصله انجام دهیم.

دیگر آنکه مدیریت زمان را بدست بگیریم .به این معنی که هر روز کارهایمان را بررسی و اولویت بندی کنیم.سپس بر اساس ان اولویت فعالیت های روزمره خود را انجام دهیم.

بخش دوم با عنوان" چگونه از زمان استفاده می کنید؟ " نیز شامل توصیه هایی است .از جمله اینکهاز هر فرصتی برای مدیریت زمان استفاده کنیم.مثلا هنگام رفتن به محل کاربه یک برنامه ریزی برای فعالیتهای روزی که در پیش داریم فکر کنیم.یا اینکه اگر میخواهیم استفاده بیشتر از زمان از دیگران کمک بگیریم فقط کارهایی را به دیگران محول کنیم که کارایی ما را دراستفاده از زمان کاهش می دهند.

در مورد تقسیم ساعات و فعالیتهای روزانه پیشنهاد شده ساعات کاری روزانه را به بخشهای 30 دقیقه ای تقسیم کنید.

برای اینکه قادر به ارزیابی فعالیتهای برنامه ریزی شده خود باشیم باید  فهرست زمان بندی شده خود را مرور و هر چند وقت یکبار ان را با توجه به بررسی های قبلی و نتایجی که میگیریم و با توجه به شرایط و فعالیتهای جدیدمان به روز کنیم.

بخش سوم به ارزیابی مهارتها میپردازد.خلاصه ای از انچه در این فصل آمده را بیان میکنیم :

نویسنده بیان کرده که همیشه سر وقت وآماده به ملاقاتها می روم.در اتاق جلسه ساعت دیواری را جایی قرار می دهم که برای همه قابل رویت باشد.از ملاقاتهایی که ترتیب میدهیم نتیجه مورد نظر به دست می آورم.ساعاتی از روز را به ملاقات با همکاران اختصاص می دهم.مراسلات پستی را به محض رسیدن به دفتر باز می کنم.

--------------------

فصل دوم :

 1.بررسی اهداف

.2 تعیین اولویتها

.3ارزیابی الگوهای رفتاری

.4ثبت وتنظیم برنامه های کاری

.5تفکر مثبت

در بخش اول میخوانیم برای به انجام رساندن اهداف بلند مدت بهتر است آنها را به برنامه های اجرایی هفتگی وروزانه تقسیم کنیم.

انسان همیشه باید برای آینده خود نیز در حال حاضر برنامه ریزی کنیم.بهتر است آینده شغلی خود را همواره مد نظر داشته و برای تمامی گامهای بعدی در شغل و زندگی خود برنامه ریزی کنیم.

دربخش دوم نویسنده خواننده را تشویق میکند تا از تجربیات دیگران در مواقعی که در برنامه ریزی به مشکل بر میخورد استفاده کند.نویسنده میگوید اگر نمی توانید کارهایتان را اولویت  بندی کنید با دیگران مشورت کنید.در تعیین اولویتها موارد اختلاف را با مافوق خود حل کنید.به تناقض سایر همکاران خود با فعالیتهایتان توجه کنید.همواره اولویتهای خود را همزمان تغییر اطلاعات یا دریافت اطلاعات جدید به روز کنید .

در بخش ارزیابی الگوهای رفتار کاری آمده که توان فکری وبدنی خود را اندازه بگیرید و بخشی از این توان را به خانواده و فعالیتهای تفریحی اختصاص دهید.

در بخش چهارم برای ثبت برنامه های کاری پیشنهاد شده از یک سررسید استفاده شود.این سررسید اگر زیبا انتخاب شود شما از نوشتن در آن بیشتر لذت خواهید برد.اهمیت کارها را با رنگهای مختلف نشان دهید.از هر قلم رنگی برای نشان دادن یک درجه اهمیت استفاده کنید.سعی کنید برنامه ریزیهایتان یک ساله باشد نه بیشتر !

در برنامه ریزیهایتان حتما برای خود پاداش و تنبیه در نظر بگیرید.البته باید در نظر داشته داشتید که این برنامه ریزی و مهلتی که برای انجام کارها در نظر میگیرید واقع بینانه باشد.و درآخر اینکه فقط کارهای ناخوشایند را به دیگران واگذار نکنید.

در بخش بعدی نویسنده به ما می آموزد که چگونه مثبت بیاندیشیم.اولین قدم انجام یک کار لذت بخش در هر روز و در خلال برنامه ریزیهای روزانه است.

مورد بعدی خواندن کتاب مورد علاقه تان به عنوان آخرین فعالیت روزانه است.

هیچگاه فقط نیمه خالی لیوان را نبینید.به خصوصیات مثبت همکاران اطرافیان و مشتریان نیز توجه کنید.

به نقاط ضعف خود نیز همواره توجه داشته .آنها را یادداشت کنید و برای رفع آنها به دنبال راه چاره باشید. 

 ------------------------------------

فصل سوم

.1مرتب کردن دفتر کار

.2 بایگانی پرونده ها

.3 راههای جلوگیری از به هم خوردن تمرکز

.4 گزینش اطلاعات

.5 کار کردن با دیگران

.6 تماس تلفنی با افراد

 .7پاسخ به تماس تلفنی دیگران

.8 خواندن ونوشتن

.9 استفاده از تکنولوژی

.10 برگزاری جلسات

.11 سفرهای کاری

.12برنامه ریزی برای اوقات فراغت

 

در بخش اول بر مرتب کردن محیط کار بصورت روزانه تاکید شده است.هر لحظه ذهن خود را متمرکز انجام یک کار کنید و روی میزتان را از کارهی دیگر خالی کنید.مراقب باشید یادداشتهای خود را گم نکنید.

برای صرفه جویی در زمان قسمتهای مهم یک مطلب را بخوانید.

 

در بخش دوم نکاتی در مورد بایگانی داده ها تذکر داده شده .از جمله اینکه سیستم بایگانی باید به گونه ای باشد که همگام با هر توسعه یا تغییری قابل تغییر باشد.پرونده های بایگانی را هر چند وقت یکبار بازبینی کنید و آنها را تقسیم بندی کنید.مدارکی که نیاز ندارید دور بریزید.البته توجه داشته باشید که تصمیم گیری در مورد اینکه مدارک خاصی در حال حاضر یا اینده مورد نیاز هستند یا نه بسیا مهم است.

 

بخش سوم چند راهکار برای جلوگیری از به هم خوردن تمرکز ارائه میکند.یکی از چیزهایی که تمرکز را بهم میزند تماسهای بدون برنامه قبلی در طول روز است.از منشی خود بخواهید این تماسها را وصل نکند.اگر از مدیرانی هستید که در اتاقتان در اکثر مواقع باز است برای کمتر شدن مزاحمتهای کارکنان صندلی خود را دور از دید قرار دهید.چرا که رفت و آمد های مکرر نیز میتواند تمرکز شما را بهم بریزد.

 

بخش چهارم به شما می آموزد که چگونه از بین اطلاعات خود گزینش مطلوبی داشته باشید.

فقط اطلاعات ضروری را نزد خود نگه دارید و بقیه را دور بریزید.اطلاعات را فقط در دسترس کسانی قرار دهید که به انها نیاز دارند. مطا لب مهم روزنامه ها ومجلات را جداکنید و آنها را درجایی قرار دهید که در صورت نیاز به
آسانی به آنها دسترسی داشته باشید. فقط مطالب
خواندنی ضروری را روی میز بگذارید.

 

بخش بعدی نکته هایی در ارتباطمان با دیگران است.یکی از انواع این ارتباط از طریق تلفن است که استفاده موثر از آن میتواند کارایی وعملکرد شما را به نحو چشمگیری افزایش دهد.بنابراین قبل از شروع مکالمه تلفنی یک نفس عمیق و آ رام بکشید و حواس خود را بر صحبت های طرف مقابل متمرکز کنید.همواره ،کار دیگری را نیز مد نظر داشته باشید تا در صورت معطل شدن در طول مکالمه به آن بپردازید.

 

در بخش بعدی آمده برای اینکه یک برنامه ریزی برای تماسهای تلفنی خود داشته باشید .زمانهایی را که خودتان مایل هستید به دیگران بگویید تا در آن زمان با شما تماس بگیرند و این زمانها را در سر رسید خود یادداشت کنید تا فراموش نکنید.و همیشه سعی کنید از تلفنهایی استفاده کنید که شماره تماس گیرنده را نمایش دهد تا در صورت عدم تمایل گوشی را برندارید.

 

این بخش نکاتی در مورد خواندن و نوشتن است.برا ی صرفه جویی در وقت همیشه سعی کنید به موقع یادداشت های خود را به موقع بررسی کنید.اگر مطلبی را میخوانید جاهای مهم آن را مشخص کنید تا در صورت مراجعه بعدی وقت کمتری صرف کنید و مطالبی را که  میدانید بیشتر مورد نیاز هستند را جدا از سایر اوراق نگه داری کنید.هر روز نگاهی به تیتر روزنامه ها بیاندازید.

 

امروزه بدون آگاهی و استفاده از تکنولوژی قادر به استفاده موثر از وقت نخواهیم بود.این بخش شامل نکاتی در این مورد است.یکی از وسایل پراستفاده در این زمینه کامپیوتر است. ماهی یک بار مطالب اضافی وبی فایده را از حافظه کامپیوترپاک کنید.email های خود را کوتاه و آ درس آنها را دقیق وارد کنید.همواره در نظر داشته باشید که هیچ تضمینی برای محرمانه ماندن email هایتان وجود ندارد.

 

در مورد برگزاری جلسات که زمانهای زیادی را در آنها سپری میکنید.بنابراین مهم است که در مورد سهولت برگزاری جلسات و تحقق اهداف آنها چیزهایی بدانیم.سعی کنید جلسات به گونه ای برگزار شوند که افراد نطرات خود را بیان کنند حتی اگر با شما مخالف باشند.به مدت زمان برگزاری جلسه هم دقت کنید.نباید جلسات طولانی باشند که موجبات خستگی همه را فراهم کنند.برای جلوگیری از طولانی شدن میتوانید از یکی از همکاران خود بخواهید،بع از مدت زمان مشخصی با ورود به اتاق جلسه را قطع کند. .البته طرف مقابل باید آنقدر زمان داشته باشد که بتواند حرفش را بزند.سعی کنید همیشه در طول خلسه توافقات را یادداشت کرده و در آخر جلسه آنها را یادآوری کنید

 

سفرهای کاری که امروزه یکی از بخش های لا ینفک کاری است.بنابراین باید برای تمامی آنها برنامه ریزیهای صحیحی داشته باشید.بنابراین قبل از هر سفر از ضرورت آن اطمینان حاصل کنید.برای سفرهای کاری خود تمام آنچه که جهت شرکت در جلسات نیاز دارید در یک ساک دستی کوچک قرار دهید واز بردن وسایل غیرضروری اجتناب کنید.همیشه کارهایی را مدنظرتان داشته باشید که در صورت تاخید هواپیما در فرودگاه انجام دهید.به استراحت خود قبل و بعد از مسافرت اهمیت دهید. قبل از استفاده از تلفن هتل، نرخ مکالمه را بپرسید.

 

شما فقط برای اوقات کاری خود نیاز به برنامه ریزی ندارید. سعی کنید اوقاتی را به گذراندن با خانواده ودوستان وتفریح وسرگرمی اختصاص دهید.مرخصی های طولانی خود را کمتر کنید و سعی کنید مرخصی های زیاد ولی کوتاه مدت بگیرید.بعد از هر جلسه خصوصا اگر خسته کننده باشد زمانی را خارج از شرکت بگذرانید.بصورت سالانه برنامه ریزی کنید و تعطیلات را حتما در آن لحاظ کنید.

 

------------------------------------

 

فصل چهارم :

1.برقراری روابط خوب

2.تفویض اثر بخش

3.اداره کردن همکاران

4.اداره کردن مدیر

 

 

برای برقراری روابط خوب سعی کنید سطح انتظارات خود را بالا ببرید.اگر میخواهید دیگران را متقاعد کنید باید بجای احساسات از واقعیات استفاده کنید و بیاموزید که خوب گوش دهید. شنیدن با گوش کردن تفاوت دارد.

 

بخش دوم این فصل به این نکته مهم اشاره دارد که اگر میخواهید فرصت بیشتری برای کارهای مهمتر خود داشته باشید یاد بگیرید تا پاره ای از وظایف خود را به دیگران تفویض کنید و برای انجام آنها ضرب الاجل دقیق و واقع بینانه ای تعیین کنید.در برنامه ریزی هایتان زمانی را برای خود اختصاص دهید و هر کاری که خودتان میخواهید انجام دهید.کارهای خود را لیست کنید تا رسیدگی به آنها آسانتر شود.

 

بخش بعدی شامل نکاتی درباره اداره کردن همکاران میباشد. اجازه ندهید که همکاران با طرح مسائل بی اهمیت حواس شما را پرت کنند.زرنگ باشید! جلسات را در دفتر کار همکاران برگزار کنید تا هر وقت لازم بود بتوانید جلسه را تر ک کنید.زمان مشخصی را برای همکاران خود تایین کنید تا فقط در آن ساعات مراجعه کنند.

 

و بالاخره در بخش آخر از فصل آخر میخوانیم که چگونه مدیر را مدیریت کنیم!سعی کنید الگوی کاری مدیر را بشناسید وخود را با آن وفق دهید.همچنین شناخت از شیوه زندگی مدیر به شما در ایجاد ارتباط بهتر کمک می کند.