یک مدیر اجرایی هر قدر هم با تجربه، هرگز یک ثانیه را هم برنامه­ریزی نکرده­است. مدیریت زمان در واقع مدیریت فردی است، نگرش­های ذهنی منفی، خصوصا در ما سدهایی برای دست­یابی به آن ایجاد می­کند. ارزیابی ما از زمان به مقدار زیادی منفی است. به عنوان مثال یک سخنرانی کسل­کننده که فقط ده دقیقه طول می­کشد، به نظر می­رسد تا ابد همچنان ادامه خواهد داشت. زمان در ابتدای یک روز تعطیل، کند به نظر می­رسد و هر چه به پایان روز نزدیک­تر می­شویم، شتاب بیشتری می­گیرد.

 


در بحث استفاده از بیشتر از وقت، محققان چنین اظهار می­کنند، که برخی از امور وقت­گیر بیشتر بر حسب عادت انجام می­گیرد تا برای بازدهی، اثربخشی یا سوددهی این اهمیت حذف کارهای بیهوده را  روشن­تر می­سازد. برای حذف کارهای بیهوده بهتر است وقت خود را قیمت­گذاری کنید. تفویض اختیار عامل مهم دیگری در صرفه­جویی وقت است. ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیار بزرگ­ترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه­ای در مدیریت زمان است. آمار نشان می­دهد که ۹۷% وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می­شود تا اداره امور. تمام مدیران موفق به این نکته واقف شده­اند که تفویض اختیار صحیح و کارآمد برای مدیریت موثر زمان امری بسیار ضروری است. البته در بحث تفویض اختیار، کارهایی نیز وجود دارد که هرگز نباید به دیگران تفویض اختیار شود.

١- برنامه­ریزی یک پروژه کلیدی. ۲- انتخاب اعضای گروه یک پروژه. ۳- هدایت تلاش­های یک گروه. ۴- ایجاد انگیزه در اعضای گروه. ۵- ارزیابی از اعضای گروه. ۶- پاداش به اعضای گروه.

از نکات مثبت مدیریت زمان، قدرت تاخیر است. البته  این به اصطلاح، امروز و فردا کردن، که در مدیریت زمان به تاخیر ذکر می­شود هم تاخیر منفی است و هم تاخیر مثبت.

زمان­هایی که تاخیر مثبت است:

١- زمانی که کار کم­ارزش­تری را به خاطر کار پر ارزش­تری به تعویق می­اندازیم.

۲- زمانی که از لحاظ عاطفی برانگیخته شده­اید.

۳- زمانی که برای انجام دادن موثر کارها از کمبود دانش یا مهارتی رنج می­برید.

۴- زمانی که حالات جسمی و روحی شما اجرای بهینه کاری را غیرممکن می­سازد.

شیوه­هایی برای افزایش مهارت­های مدیریت زمانی:

١- فهرست کار درست کنید.

۲- نقشه زمانی بسازید ومطمئن شوید برای رسیدن به هدف از روی نقشه درست حرکت می­کنید.

۳- کارهای خود را سازمان­دهی کنید.

۴- اسناد را با دقت و از روی انتخاب بایگانی کنید.

۵ -انعطاف­چذیر باشید و برنامه­ انعطاف­پذیری تهیه کنید.

۶- از بهترین زمان روز خود سود ببرید.

۷- بدترین کارهای روز را اول لنجام دهید.

٨- برای هر کاری زمان معینی را تعیین کنید.

۹- قدرت تمرکز و دقت خود را افزایش دهید.

یکی از بهترین راه­حل­ها، برای صرفه­جویی در وقت و زمان، بیرون راندن غاصبان زمان است. یا به اصطلاح نه گفتن. مثلا استفاده از منشی لایق برای رد کردن مراجعین سرزده و وادار کردن دیگران برای تعیین وقت قبلی.

یکی دیگر از آفت­های اتلاف وقت مکالمات تلفنی است برای عدم درگیری با این شکل نیز راه­حل­ زیادی مطرح می­شود. از قبیل استفاده صحیح از منشی تلفنی، استفاده از یک مسئول دفتر لایق، بالا بردن سرعت مکالمات، تفویض تلفن­های غیر ضروری به دیگران و .. بسیار سودمند است.

آفت دیگر، منتظر ماندن است. اجازه ندهید انتظار باعث اتلاف وقت شما شود. در این کتاب

شش راه برای جلوگیری از اتلاف وقت هنگام انتظار جلوگیری پیشنهاد شده:

١- همواره از قبل، ملاقاتتان را ثبت کنید.

۲- با سازمان­دهی سعی کنید زمان رسیدن به محل ملاقات را به حداقل برسانید.

۳- هرگز زودتر از ۵ دقیقه قبل از ملاقات به محل قرار نروید.

۴- نسبت به خطاهایی که ممکن است رخ بدهد، انعطاف­پذیر باشید.

۵ -اطمینان حاصل کنید که ورود شما به اطلاع طرف مقابل رسیده است.

۶- خود را مشغول نگه دارید.

جلسات، بیهوده نیز بسیاری از اوقات، باعث عدم مدیریت زمانی شما می­شوند. با روش­های زیر می­توانید با سازمان­دهی جلسات در وقت خود صرفه­جویی کنید:

١- اهداف مشخصی برگزینید.

۲- برای هر کس از قبل یک دستور جلسه تهیه کنید.

۳- تعداد افراد شرکت کننده را به حداقلبرسانید.

۴- از سر ساعت شروع کردن جلسات بپرهیزید.

۵- در مورد دستور جلسات کوتاه، جلسات را سرپایی تشکیل دهید.

۶- از روش "توپ سخن­گو" استفاده کنید.

۷- از روش رای­گیری برای کنترل نتایج استفاده کنید.

٨- با برمانمه­ریزی دقیق از قبل رغبت­ها را افزایش دهید.

۹- توجه همه را جلب کنید.

١۰- از گفت­وگوهای دو به دو جلوگیری کنید.

١١- جلسه را با هدف  اقدام کردن به پایان برسانید.

صرفه­جویی در وقت، در هنگام خواندن و نوشتن:

خواندن و نوشتن گزارش­ها، نامه­ها، روزنامه­ها و سایر اسناد شغلی وقت زیادی از یک مدیر معمولی را در طول روز کاری می­گیرد. افزایش رشد آیین­نامه­های دولتی و ... این شرایط را بدتر کرده است.

رویکرد کلی به خواندن (صرفه­جویی در هنگام خواندن):

قبل از خواندن هر متنی، سه سوال اساسی زیر را از خود بپرسید:

هدف من از خواندن این متن چیست؟

کدام یک از اهدافم با خواندن آن برآورده می­شود؟

آیا خواندن این متن بهترین روش رسیدن به هدفم است؟

اگر دلیل خوبی برای خواندن آن ندارید. پس با حذف آن در وقت خود صرفه­جویی کنید؛ به سرعت صفحات آن را ورق بزنید تا برداشت کلی از موضوع کتاب و محتوای آن پیدا کنید.

در حین خواندن سرعت را کم و زیاد کنید:

سه سرعت خواندن وجود دارد:

به سرعت گذشتن- سریع: بیش از هشتصد کلمه در دقیقه

با دقت دیدزدن- سرعت متوسط: چهارصد الی هشتصد کلمه در دقیقه

مطالعه- سرعت پایین.

در این کتاب روش­هایی برای تندخوانی برخی ازمتداول­ترین مطالب تجاری مانند روزنامه، یادداشت­های اداری، نامه­های اداری و ... پیشنهاد شده است.

صرفه­جویی در هنگام نوشتن:

به هنگام نوشتن یک متن بهتر است

١- آن­چه را می­خواهید بگویید روشن بیان کنید. ۲- رئوس مطالب را آماده کنید. ۳- شروع کنید و بنویسید.         

از دیگر توصیه­های کتاب برای مدیریت زمان این است که اهداف خود (انواع سه­گانه هدف) را بشناسید:

١- اهداف چرایی: اهداف شخصی هستند، آن­ها به روابط خانوادگی، سلامتی، نیازهای روحی و... ارتباط دارند.

۲- اهداف چیستی: جاه­طلبی­های شما را نشان می­دهد، اهداف شغلی، مالی و ایمنی شما را در بر می­گیرند.  

۳- اهداف چگونگی: راه­هایی که اهداف چیستی می­توانند به دست آورند، مشخص می­کنند.    

۵قاعده برای هدف­گذاری:

تمام اهدافتان را بر اساس الگوی زیر تنظیم کنید: مشخص، قابل اندازه­گیری، قابل دسترس، واقع­بینانه، با محدودیت زمانی. اهدافتان را به صورت نوشته درآورید. پس از انتخاب اهداف، هدف بعدی تصمیم­گیری در مورد الویت­هاست.

برای الویت­بندی اهداف آن­ها را به روش زیر نمره­­گذاری کنید:

بر اساس اهمیت:                                                         بر اساس فوریت:

١= بی­اهمیت                                                             ١=  کم

۲= مهم                                                                   ۲= متوسط

۳= ضروری                                                             ۳= زیاد

نمره­گذاری: اهمیت * فوریت = الویت  

سپس کارهای خود را بر مبنای این الویت، کارهایی را که در آن اهمیت و فوریت نمره ۳ دریافت کرده­اند حتما انجام دهید. کارهایی را بدون فوریت و با اهمیت هستند را می­توان با تاخیر انجام داد و یا اگر از درجه اهمیت کم­تری برخور دارند را حذف نمود. و کارهای بدون اهمیت و فوریت را به کل حذف کنید.

روش­ها گذراندن وقت شرکت خود را تغییر دهید.

١. برای کسانی که استخدام می­کنید اهداف روشنی وضع کنید.

۲. امور پیچیده و بلند مدت را به اهداف کوتاه مدت و به خوبی تعریف شده هفتگی و روزانه تقسیم کنید.

۳. بگذارید اهداف شما را هدایت کنند نه آن­که شما را اداره کنند.

۴. به جای اهداف مرحله­ای پروژه­هایی را انتخاب کنید که نتایج ملموس داشته باشند.

۵. تعیین اهدافی به وضوح تعریف شده و مشخص نمودن مسئولیت کارمندان در رسیدن به این اهداف.

۶. برنامه کار را به صورت مدون تهیه کنید.

۷. فراین مدیریت زمان را شتاب ببخشید و گسترش دهید.

٨. جایی که مناسب است، جدول زمان متوسط هر واکنش را محاسبه کنید.

۹. سطح کنونی عملکرد زمانی افراد را نپذیرید.

١۰. گام­های اضافی وبی­ارزش را حذف کنید.

١١. از انباشت کارها جلوگیری کنید.

در مورد کارهایی که اضطراب موجب کاهش اعتماد به نفس و ضعف عملکرد می­شود از تمرین­های پیشنهادی کتاب برای کاهش استرس استفاده کرد.

در آخر

هر روز ده دقیقه به سه امر زیر اختصاص دهید:

£ پیگیری زمان:

جدولی تهیه کنید و در آن زمان صرف شده برای کارهای با الویت­های مختلف، کم فوریت، کم اهمیت و... میززان تلف شدن وقتتان در امور مختلف و زمان­های مرده خود را یادداشت کنید. البته ای کار نباید بیش از ۵ دقیقه از وقتتان را بگیرد.

£ تجزیه و تحلیل زمان:

در پایان روز چند دقیقه به صرف تجزیه و تحلیل پیگیری زمان خود کنید. و راه­هایی را کشف کنید که با حذف کردنشان وقت بیشتری را صرفه­جویی می­کنید.

£ فهرستی از اعمال الویت­دار تنظیم کنید که در روز بعد به کار رود:

از این فهرست برای انجام کارهای الویت­دار استفاده کنید.

 

آذر درخشان و مریم وزیری

مدیریت زمان- نوشته: دیوید لوئیس- ترجمه: کامران روح شهباز