ارتباط موثر

رابرت هلر

فصل اول:  یادگیری مقدمات

 فصل دوم : تبادل اطلاعات

فصل سوم : کسب مهارتهای بیشتر

فصل چهارم ارتباط با هدف کسب نتیجه

 

تلاش برای ارتباط موثر

 برقراری خوب ارتباط شاهرگ حیاتی سازمان ها است ارتباط سازمانی به اشکال مختلف مانند گفتاری، نوشتاری و شنیداری صورت می گرد، اما در هر صورت هدف ان همواره انتقال یک پیام گیرندگان است. از ارتباط برای مدیریت اطلاعات و بهبود روابط استفاده کنید.

 

 

 


 انتخاب روش

  هنگام انتقال پیام باید در مورد رسانه انتخابی به دقت فکر کنید. رسانه های  الکترونیکی امکانات بیشتری را از طریق پیوند گفتار و نوشتار بوجود آورده اند.  هدف پیام تعیین کننده روش انتقال آن است.ابتدا در مورد پیام مورد نظر تصمیم بگیرید و سپس بهترین روش  انتقال آن را (به شرط تسلط بر تکنیک استفاده از آن)انتخاب کنید.

 ترکیب روش ها

  روش های ارتباطی به پنج نوع کلی تقسیم می شوند:کلام نوشتاری،کلام  گفتاری،ایما واشارات نمادین، تصویر دیداری، وترکیبی از این روش ها. هنگامی که این روش ها با هم ترکیب می شوند قدرت تاثیر آنها افزایش می یابد. برقراری ارتباط از طریق رسانه های تبلیغاتی وتکنولوژی الکترونیک از جمله مثالهای استفاده از روش های ترکیبی هستند. 

 ارتباط از طریق تن گفتار

  حالت بدن در تن گفتار﴿طیف وسیعی از حرکات فیزیکی ناخود اگاه ﴾ بسیار حائز اهمیت است٠در اولین برخورد، هر یک از سه حالت زیر میتوانند تاثیر کاملا متفاوتی را ایجاد کنند٠

 برنامه ریزی عصبی-کلامی

 از تکنیکهای ان-ال-پی می توان برای کاهش تنش های موجود در می موقعیت خاص استفاده کرد.اگر به شدت با گفته های کسی مخالف هستید،زمانی که مشغول حرف زدن است است به صحبت هایش گوش کنید؛سپس نظرات خود را با استفاده از جمله بندی ها و تصویر سازی های مشابه بیان کنید. اگر او با حالت تدافعی نشسته است، شما نیز در همان وضعیت قرار بگیرید و سپس به یک وضعیت بازتر (مانند شکل روبرو)تغییر حالت دهید تا او نیز از این حالت در آید.

غلبه بر تعصب

ممکن است از بین بردن کامل تعصبات شخصی دوشوار باشد چرا که در ما نهادینه شده و بدون توجه به رفتار شخصیت دیگران در ما وجود دارند اما یک اصل اساسی به ما میگوید :(ببینید چه میگوید ،نبینید که میگوید) باید به دقت به صحبت افراد گوش کنید و اجازه ندهید تعصبات شما مانع برقراری ارتباط شوند.

سه مرحله ارتباط موفق

n    گوش کردن:اگر در هنگام صحبت گوینده به فکر جواب باشید یا بخواهید به صحبت های بعدی خود فکر کنید منظور وی را درست و کامل درک نخواهید کرد.

n       پاسخ دادن:هنگام پاسخ آنچه را فهمیده اید بطور خلاصه بازگو کنید ودر صورت لزوم   از گوینده در خواست توضیحات بیشتر کنید.

n       انجام اقدامات لازم:آنچه هرگز نباید انجام بدهید این است که قول اقدام بدهید وبه آن عمل نکنید.

سوال کردن

 نحوه مطرح کردن سوالات در پایه ریزی یک  ارتباط   موثر بسیار حائز اهمیت است.» چرا«،»چه چیزی«،»چه وقت«،و »چه طور« کلمات بسیار قدرتمندی هستند.از این کلمات زیاد استفاده کنید تا بتوانید پاسخ های لازم برای مدیریت اثر بخش را از خود یا دیگران بدست آورید.

 نکات لازم برای مطرح کردن سوالات اثر بخش عبارتند از:

اگر می خواهید پاسخ مشخصی بشنوید سوال مشخصی را مطرح کنید..

قبل از شروع جلسه فهرستی از سوالات مورد نظر تهیه کنید.

زمانی که می خواهید درباره سوال بعدی خود فکر کنید از فکر کردن واهمه نداشته باشید.

برای ایجاد محیط گرم ودوستانه تا انجا که ممکن است با تن صدای طبیعی و عادی صحبت کنید.

مطالعه  کارآمد

دو روش متدوال مطالعه ورک کامل متن عبارتند از مطالعه با سرعت کم و مطالعه سریع همراه با مرور مجدد هردو  روش فاقد  کارایی لازم هستند مطالعه با سرعت که هیچ تاثیر بر در ک مطلب ندارد روش دوم که به روش برگشتی معروف است سرعت را نصف میکند ولی فقط بین 3 تا7 درصد در ک  مطلب را بهبود می بخشد برگشت را حذف کنید تا بدون کاهش میزان در ک مطلب سرعت مطالعه از متوسط 250 تا 300 کلمه در دقیقه به 450 تا 500 کلمه در دقیقه افزایش یابد.

تماس برقرار کردن

هرگز نمیتوان تضمین  کرد که ارتباط حتما نتیجه رضایت بخشی خواهد داشت ،اما شروع خوب همیشه امکان پذیر است .همیشه هنگام سلام یا خداحافظی ازجای خود بلند شوید. در این مواقع در جای خود نشستن به نوعی بی ادبی محسوب می شود. کلماتی که برای سلام واحوال پرسی با اشنایان به کار می برید به نوع رابطه شما با انها بستگی دارد .

توجیه موثر

توجیه افراد در مورد هدف ، وسیله ، و حدود وظایف محول شده به آنها یکی از تمرینات اولیه در برقراری ارتباط است. روش های توجیه اثر بخش افراد) ارباب رجوع، همکار و تامین کننده و ...)را یاد  بگیرید تا بتوانید پروژه را در مسیر موفقیت هدایت کنید.

ارتباط تک به تک

 جلسه با یکی از  اعضای شرکت اعضای شرکت ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد . تشکیل گرد همایی های غیر رسمی دستور العمل معینی ندارد ، اما قوانین تشکیل جلسات رسمی تک به تک همانند قوانین مربوط به نحوه برگزاری سایر جلسات است: خیلی سریع به اصل موضوع بپردازید ; طبق دستور جلسه پیش بروید ; در پایان مطالب را جمع بندی  کنید . برای پربار تر کردن جلسه به دقت به صحبت طرف مقابل گوش دهید به دنبال بحث منطقی باشید و جانب تواضع را رعایت کنید. با این حال به خاطر داشته باشید وجود قدری تنش  و مخالفت ممکن است کاملا مفید و در برخی مواقع اجتناب ناپذیر باشد  

تنظیم متن سخنرانی

برای آماده سازی ، تمرین و بازنگری متن سخنرانی به اندازه کافی وقت بگذارید . موضوعات را خلاصه کنیدو مطالبی را به شکل یادداشت کوتاه در مورد هر یک از آنها بنویسید اگر از وسایل سمعی بصری استفاده می کنید برای هر موضوع 3 دقیقه وقت بگذارید تا در مدت 30 دقیقه بتوانید به 10موضوع مختلف بپردازید.

بیان منظور

تکرار به هنگام نوشتن یک نقطه ضعف و به هنگام سخنرانی  یک ضرورت است. سخنرانی مانند نمایش است . اگر می خواهید از یادداشت استفاده کنید آنها را خلاصه کنید هر از گاه به یادداشت های خود نگاه کنید.  اما هرگز روخوانی نکنید. از زبان واضح و جملات کوتاه استفاده کنید.

استفاده از وسایل دیداری

احتمال زیاد هنوز هم پروژکتور های اسلاید  35 میلیمتری و پرژکتور های اورهد متداول ترین رسانه های دیداری هستند. اگر تعداد مخاطبین زیاد  باشد استفاده از وایت برد و فلیپ چارت بسیار موثر است . از هر وسیله ای که استفاده میکنید قبلا مطمین شوید که نقص فنی ندارد .

نکاتی که باید به خاطر بسپارید

* هر چه بیشتر در مورد برگزاری یک جلسه برنامه ریزی کنید احتمال موفقیت بیشتر است

* معمولا پیام ها در صورت همراه شدن با تکنولوژی سمعی بصری مناسب تقویت میشوند

* کارکنان حاضر در سمینار ها باید همانند تامین کنندگان مورد توجه و احترام قرار بگیرند 

برگزاری سمینار

 در سمینارها و کارگاه های درون سازمانی اموزش در زمینهایی که از نظر سازمان حائز اهمیت است ارا ئه می شود سمینارها و کارگاه ها جزو گردهمایی های کاری ، کاربردی ، غیر رسمی و متمرکز بر اهداف خاص هستند. اگر مسولیت برگزاری یک جلسه بر عهده شما است فقط کارکنان مرتبط با گردهمایی را دعوت کنید .

سخنرانی در سمینار

اگر می خواهید در یک سمینار داخل یا خارج سازمانی سخنرانی کنید ،از مسئول جلسه بپرسید سایر سخنرانان در مورد چه موضوعاتی قرار است صحبت کنند تا بحث ها تکرار نشوند.ببینید چه مدت قرار است صحبت بکنید و ایا بعد از سخنرانی جلسه پرسش و پاسخخواهید داشت یا خیر. خیلی سریع صحبت نکنید و نگاهتان به ساعت باشد تا سر وقت صحبت خود را تمام کنید.

مذاکره با هدف کسب پیروزی

انجام مذاکره مستلزم برخورداری از مهارت های عالی ارتباطی است. مذاکره کننده باید توانایی مطرح کردن صریح و روشن پیشنهادات و در ک  صحیح پیام طرف مقابل را داشته باشد . این  مهارت ها در کلیه گرایش ها مدیریت نقش مهمی دارد . بنابراین سعی کنید انها را بهبود ببخشید.

تهیه گزارش

   گزارش یک سند رسمی است که توسط دیگران خوانده خواهد شد . گزارش باید همیشه صحیح  با طرحی خوب و منتهی به یک نتیجه قطعی و مشخص باشد. اگر از شما خواسته اند گزارش بنویسید حتما کلیه الزامات توجیه اولیه را در ان بگنجانید و کلیه کلمات غیر ضروری را از گزارش خود حذف کنید و گزارش ها را متناسب با دانسته های خود در مورد خوانندگان تنظیم کنید

ارائه شفاهی گزارش

اگر می خواهید گزارش خود را به صورت شفاهی ارائه کنید از خود بپرسید چه چیز اهمیت دارد :

تاثیر گذاری یا بحث همه جانبه . اگر می خواهید موضوعی را در یک جلسه مطرح کنید باید گزارش را همان موقع بین حاضرین توزیع و سپس خلاصه ای از ان را با کمک وسایل سمعی –بصری  ارائه کنید زمانی که موضع شما خنثی تر است گزارش را قبل از شروع جلسه توزیع کنیدو سپس با امادگی کامل  برای پاسخ گویی به سوالات و اعتراضات احتمالی در جلسه حاضرشوید  .

نوشتن طرح پییشنهادی

فرق طرح پیشنهادی با گزارش در این است که طرح  پیشنهادی یک سند فروش است که باید خوانندگان را به قبول  انچه پیشنهاد می کنید متقاعد سازید به عنوان مثال باید از طرح پیشنهادی داخلی برای مطرح کردن استدلالهای خود جهت سرمایه گذاری بیشتربر روی کارکنان یا تجهیزات کامپیوتری استفاده کنید.

تاثیر گذاری بصری

ارزیا بی ضرورت های طراحی

 در کلیه اسناد از بالاترین استاندارد های طراحی استفاده کنید اما شیوه طراحی را بنا به مورد تغییر دهید در مورد اسناد و مدارک داخلی آزادی عمل بیشتری دارید . از یک  طراح حر فه ای برای تاثیر بصری اسناد و مدارک کمک بگیرید .

استفاده از طراح     

 همیشه سوابق کاری طراح را بررسی کنید تا از این طریق بتوا نید به میزان توا نایی وی پی  ببرید . در همان ابتدای کار طراح را به خوبی توجیه کنیدو دقیقا برای او تو ضبح دهید که چه می خوا هید . از رد کردن کارهای مقدماتی طراح هراس نداشته باشید،و آن قدر او را توجیه کنیدتا در نهایت خواسته شما تامین شود .

طراحی برای روشن کردن مطالب

انتخاب نوع فونت از مهم ترین تصمیماتی است که باید به هنگام طراحی گرفته شود.برنامه های جدیدی نرم افزاری قلم های زیبا و متنوعی در اختیار شما می گذارند ولی قلم اصلی باید کاملا واضح و خوانا باشد .  اگر بودجه کافی در اختیار دارید نهایت استفاده را از انواع رنگ ها به عمل بیاورید اما از چاپ نوشته بر روی قسمتهای رنگی یا تصاویر خود داری کنید.

خلق هویت

هویت شرکتی چیزی است که سازمان را به راحتی در نظر عموم و در داخل صنعت قابل شناسایی و موقعیت آن را در بازار تثبیت می کند . اگر بودجه شما اجازه میدهد برای خلق هویت از خدمات یک طراح یا مشاور استفاده کنید.

بررسی تصویر

نوع هویت شرکتی که برای خود انتخاب می کنید بر برداشت افراد از سازمان شما تاثیر می گذارد حالت ایده ال این است که هویت شرکتی تاثیر بصری داشته باشد. رعایت این موضوع عامل مهمی در ارتباط اثر بخش است.

استفاده از وب سایت

 * وب جهانی یک منبع اصلی اطلاعات شرکتی است و اغلب اخبار مربوط به   محصولات و خدمات را ارائه می کند. هر کسی می تواند سایتش را به دلخواه طراحی کند اما بهتر است نکات زیر در طراحی سایت مد نظر قرار گیرند:

* افراد حرفه ای همیشه بهتر می توانند کار طراحی وب سایت را انجام دهند. از آنها  بخواهید صفحات مقدماتی را در حداقل مقدار ممکن در نظر بگیرند.

* اگر با یک طراحی اثر بخش برخورد کردید ، بلافاصله عناصری که در جلب توجه می کنندرا به نحوی که برای سازمان شما قابل استفاده باشندتغییر دهید.

* مراقب عادات بدی مانند استفاده بیش از حد از طرح های گرافیکی باشید. این کار سرعت دسترسی به سایت شما را کاهش می دهد.

استفاده از روابط عمومی

*       همه مدیران باید تاثیر عمومی اقدامات خود را بررسی کند. روابط عمومی اصطلاحی است که برای توضیح شیوه انتقال موضوعات و پیامها میان سازمان وعموم مردم  به کار می رود روابط عمومی را به صورت داخلی انجام دهید یا افراد متخصص را برای این کار استخدام کنید

*    تقویت وجهه سازمان :  حسن شهرت هر سازمان  یکی از دارایی های مهم آن است . نقش اصلی روابط عمومی ایجاد و افزایش حسن شهرت و محافظت ازآن در برابر آسیب احتمالی است.

*    کاربا روابط عمومی: در شرکت های کوچک ممکن است بخش روابط عمومی توسط مدیر یا کارکنان اداره شود که لزوما تخصصی در رسیدگی به مسایل مطبوعاتی ندارد. در سازمان های بزرگتر وجود ادارات روابط عمومی داخلی به ویژه برای پاسخ گویی و ارتباط با رسانه ها گروه های ذی نفع  -اجتناب ناپذیر است . اگر در سازمان خود پخش روابط عمومی دارید یا با یک شرکت روابط عمومی کار می کنید ترتیبی دهید که افراد ذی ربط در جریان مسایل و موضوعات موجب را که ممکن است علاقه مندی عموم شود.

استفاده از رسانه ها

     استفاده از رادیو

    برنامه های رادیویی مختلف می تواند برای  فعالیتهای تبلیغاتی شما بسیار مفید باشند. از طریق رادیو می توانید در زمانی کوتاه با جمع کثیری از مخاطبان ارتباط برقرار کنید قبل از اعلام موافقت برای حضور در یک برنامه رادیویی در مورد تعداد و نوع مخاطبان آن تحقیق کنید مسلما هیچ وقت حاضر نخواهید شد که فقط برای عده ای شب زنده دار صحبت کنید با شخصیت های رادیویی در سطح خودشان صحبت کنید و به سوالات آنها صادقانه پاسخ دهید سعی کنید جریان مصاحبه را در دست بگیرید .

استفاده از تلویزیون

   تلویزیون رسانه ای بسیار قدرتمند و اغوا کننده است اگر فکر می کنید جلوی دوربین اعتماد به نفس کافی ندارید هرگز دعوت به یک برنامه تلویزیونی را رد نکنید قبل از شرکت در برنامه شیوه انجام مصاحبه را یاد بگیرید تکنیک مصاحبه این است که ظاهری طبیعی داشته باشید و طوری به سوالها پاسخ بدهید که گویی اصلا دوربینی وجود ندارد .مدیران می توانند با شرکت در کنفرانس های ویدوئی خود را برای ظاهر شدن در مصاحبه -های تلویزیونی آماده کنید.

تبلیغات اثر بخش

همیشه ایده ها و طرح های ابتکاری موجود در  اگاهی های خود تبلیغاتی (در هر رسانه ای که  باشند ) باید با یک هدف فروش واضح و قابل اندازه گیری ارتباط داده شوند .ترتیبی دهید که تبلیغات شما دلایل خوبی برای خرید خدمات یا محصولات را به مشتریان بالقوه ارائه کنند

برنامه ریزی تبلیغاتی

 چه زمانی که قصد دارید فعالیت های بلند مدت و پر هزینه تبلیغاتی انجام دهید و چه هنگامی که می خواهید یک نوبت اگاهی استخدام در یک روزنامه بدهید در هر صورت باید به دقت برنامه ریزی کنید .همه اگاهی ها حامل یک پیام عمومی در مورد سازمان شما هستند .

استفاده از اینترنت

هر روز بر تعداد سازمان هایی که از تبلیغات در وب جهانی بهره می گیرند افزوده می شود. افزایش تبلیغات

 از طریق اینترنت دلایل متعددی دارد به عنوان مثال :

* شما میتوانید محصولات خود را تبلیغ کنید و به طور همزمان و بدون واسطه انها را بفروشید .

* تصاویر متحرک هستند و این مساله باعث اثر بخشی بیشتر تبلیغات  می شود.

* وب جهانی به صورت با لقوه بزرگترین رسانه واحد برای تبلیغ انواع کالا و خدمات صنعتی و مصرفی است .

حصول اطمینان از انتقال پیام

نحوه انتقال باز خورد و آنچه در پاسخ بدان روی می دهد، از اصو ل اولیه ارتباط موثر است پس از دریافت بازخورد بلافاصله اقدام کنید.  همچنین برای اطمینان از بهره برداری درست از باز خوردها جلسات گروه را بطور منظم برگزار کنید. 

ارزیابی تصورات

اگر با هدف بهبود تصورات و برداشتها ارتباط برقرار می کنید باید مراقب نحوه دریافت پیام باشید.برداشت گیرندگان پیام ها تنها سنگ محک شما برای ارزیابی کیفیت و میزان موفقیت آمیز بودن ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. یک تصور نادرست ، یا بجا است و یا آنکه پیام مورد نظر منتقل نشده است. در هر صورت،باید در این مورد اقدام کنید. تجزیه و تحلیل صادقانه علت ها مبنایی برای ارتباط موثر درآینده خواهد بود.

بهبود ارتباط

برای بهبود ارتباطات داخلی مشارکت کلیه مدیران را طلب کنیدو مسئولیت آنها برای برقراری ارتباط روشن و مستمر در تمامی مواقع را مورد تاکیید قرار دهید.شما باید هر مشکل را از ریشه حل کنیدو در مورد ارتباطات خارجی با کلیه افراد ذی ربط در مورد یک برنامه عمل به توافق برسید.

نظر سنجی از خارج سازمان

 از طریق صحبت با تامین کنندگان، ارباب رجوع،و مشتریان و حتی از طریق انجام پیمایش برروی گروه های هدف سعی کنید  در خصوص اصلاح تصورات خارجی در مورد شرکت اقدام کنید.همچنین واکنش اخیر در مورد تبلیغات اخیر را با دقت بررسی کنیدواگر بازخورد حاکی از نارضایتی بودباید به دنبال راه چاره باشید.