مهران آشیانی8412001

 

عنوان کتاب: مدیریت زمان

نویسنده: تیم هندل

 مترجم: شفیع الهی

 

کار کردن با دیگران

قبل از اینکه وقت دیگران را بگیرید خوب فکر کنید. وقت آنها به اندازه‌ی وقت شما ارزش دارد

آیا اغلب اوقات وقت دیگران را می‌گیریم؟

آیا در برنامه‌ریزی، برنامه‌های دیگران را نیز در نظر می‌گیریم؟

آیا همیشه سر وقت به قرار ملاقات‌ها می‌رسیم؟

 


 

 

عنوان کتاب: مدیریت زمان

نویسنده: تیم هندل

 مترجم: شفیع الهی

 

کار کردن با دیگران

قبل از اینکه وقت دیگران را بگیرید خوب فکر کنید. وقت آنها به اندازه‌ی وقت شما ارزش دارد

آیا اغلب اوقات وقت دیگران را می‌گیریم؟

آیا در برنامه‌ریزی، برنامه‌های دیگران را نیز در نظر می‌گیریم؟

آیا همیشه سر وقت به قرار ملاقات‌ها می‌رسیم؟

آیا یادداشت‌های غیر ضروری زیادی می‌نویسیم؟

آیا جلسات نامربوط زیادی را ترتیب می‌دهیم؟

 :در محیط کار معمولاً این دو دسته افراد نیز وجود دارند

افرادی که به نظر پرکار نیستند، ولی عملاً با تنظیم وقت، بازدهی بالایی دارند

افرادی که به نظر پرکار می‌رسند، ولی بازدهی ندارند

 

تجزیه و تحلیل انگیزه‌ها

یکی از شواهدی که نشان می‌دهد افراد نسبت به کار خود بی‌انگیزه شده‌اند، عدم استفاده مؤثر و مناسب از زمان است

فقط زمانی جلسه را تشکیل دهید که راه حل دیگری باقی نمانده باشد

درباره همکاران خود برداشت شخصی نکنید

 

تماس تلفنی با افراد

قبل از تلفن‌زدن یک نفس عمیق و آرام بکشید

هنگام مکالمه تلفنی حواس خود را بر صحبت‌های طرف مقابل متمرکز کنید

فهرستی از افرادی که باید به آنها تلفن بزنید، تهیه کنید. در ساعات مشخصی تمام تماس‌های تلفنی را انجام دهید. هدف تماس‌ها را مشخص کنید. برای هر تماس دستور جلسه کوتاهی تنظیم کنید. در طول گفتگو به همه موارد دستور جلسه بپردازید. تماس‌ها را اولویت بندی کنید. برای تماس‌های مهم و ضروری، وقت و انرژی بیشتری صرف کنید. مدت زمان هر یک از مکالمات را تعیین کنید

هنگام صحبت با تلفن، کار دیگری را نیز مدنظر داشته باشید تا در صورت معطل شدن به آن بپردازید

خود را هنگام تماس معرفی کنید. تماسهای فوری و مشکل را قبل از تماس‌های آسان‌تر و کم اهمیت‌تر انجام دهید

 

اداره کردن جلسات

برای تبادل نظر افراد، شاید بتوانید به جای تشکیل جلسه از راه دیگری، مثلاً تلفن، استفاده کنید

چه کساتی باید حتماً در جلسه شرکت کنند؟

 به حداقل رساندن زمان جلسه به نفع همه است

آیا همه افراد باید در تمام مدت جلسه حضور داشته باشند؟

 آیا لازم است که افراد رفت وآمد کنند؟

 آیا جلسه به سایر مشاغل نیز ارتباط دارد؟

 

پاسخ به تماس تلفنی دیگران

به دیگران بگویید که چه وقت می‌توانند با شما تماس بگیرند و این زمان را در سررسید خود یادداشت کنید

می‌توانید از فرد تماس گیرنده بپرسید که «مکالمه ما چقدر طول می‌کشد؟

اگر قرار است طرف مقابل مجدداً با شما تماس بگیرد، زمان مناسب را برای تماس بعدی تعیین کنید

اگر مشغله زیادی دارید و نمی‌توانید به تلفن پاسخ دهید، می‌توانید که مؤدبانه دلایل این موضوع را توضیح دهید

اگر می خواهید کسی مزاحم نشود، تماسهای تلفنی را به شماره‌ی دیگر انتقال دهید

در تماس افراد سمج، مؤدبانه و قاطعانه بگویید که به آن موضوعات علاقه ندارید

با ذهن باز برخورد کنید. شاید افراد سمج نیز اطلاعات مفیدی داشته باشند

در صورت لزوم، سایر افرادی را که ممکن است به پیشنهاد تماس گیرنده علاقه‌مند باشند، به او معرفی   کنید                                                                                                                          

خواندن و نوشتن

رسیدگی به مطالب مکتوب را به تأخیر بیندازید؛ ممکن است تعداد آنها زیاد باشد

هنگام خواندن یک گزارش، زیر مطالب مهم خط بکشید

هر روز تیتر روزنامه‌ها را به طور اجمالی بخوانید

گوش دادن به تمام پیام‌های تلفنی

یادداشت برداری از نکات مهم آنها را، در فهرست کارهای ضروری خود قرار دهید

پیام سیستم پست صوتی باید اثر مطلوبی بر تماس گیرندگان بگذارد. پیام مختصر و کوتاه، پاسخ کوتاه در پی دارد

زمان پیام‌های تماس گیرندگان را محدود کنید(اگر تلفن شما این امکان را دارد). در پیام خود بخواهید که پیام‌ها را کوتاه بیان کنند

مرتب کردن محیط کار

سیستم بایگانی را هر چند ماه یک بار بازنگری کنید

همه افراد باید ساعت دیواری اتاق شما را ببینند

مرتب نگه داشتن میز کار، عامل مهمی برای استفاده‌ی بهینه از مدیریت زمان است. با استفاده صحیح از فضای میز می‌توانید کار را بهتر سازمان دهی کنید و وسایل مورد نیاز را سریع‌تر پیدا کنید

        مرتب کردن دفتر کار   

سعی کنید به غیر از کارهایی که در دست انجام دارید، کار دیگری روی میزتان نباشد

مراقب کاغذ یادداشتهای کوچک چسب‌دار باشید، چرا که به راحتی گم می‌شوند

هر روز محیط کارتان را مرتب کنید. هرگز آنها را تا روز بعد به حالت آشفته رها نکنید

اگر هر روز ملاقات‌های زیادی در اتاق دارید، کاری کنید که ذهنیت افرادی که به ملاقات شما می‌آیند، همان ذهنیتی باشد که مد نظر شماست

به میز خود به عنوان یک خط تولید نگاه کنید

در مواقعی که از صفحه کلید کامپیوتر استفاده نمی‌کنید، آن را کنار بگذارید تا فضای بیشتری برای انجام کار

داشته باشید

هر اندزه در مرتب کردن محیط کارتان تأخیر کنید، به همان اندازه انجام این کار سخت‌تر می‌شود

کار در محیط نامنظم باعث می‌شود که وقت زیادی را تلف کنید

اگر کار در حیطۀ مسئولیت شما نیست، فوراً آن را واگذار کنید

 

مرتب کردن اوراق کاغذی

برای تسریع در خواندن مطالب، قسمت‌های مهم را مشخص کنید

 

مرتب کردن محیط کار

همه افراد باید ساعت دیواری اتاق شما را ببینند

سیستم بایگانی را هر چند ماه یک بار بازنگری کنید

مرتب نگه داشتن میز کار، عامل مهمی برای استفاده‌ی بهینه از مدیریت زمان است. با استفاده صحیح از فضای میز می‌توانید کار را بهتر سازمان دهی کنید و وسایل مورد نیاز را سریع‌تر پیدا کنید

 

راه‌های جلوگیری از به هم خوردن تمرکز

مراجعات اتفاقی و بدون برنامه گاهی خوشایند هستند ولی همه ما نیاز داریم کار خود را بدون مزاحمت انجام دهیم

برای افزایش بهره وری در کار، از مراجعات اتفاقی همکاران جلوگیری کنید

از منشی خود بخواهید تمام تماس‌های تلفنی را به شما وصل نکند

نگاه کردن به ساعت، یک راه رهایی از مزاحمت های ناخواسته است

در صورت باز بودن در، صندلی خود را دور از دید قرار دهید

افرادی که اصلاً مزاحم شما نمی‌شوند

برای نشان دادن پایان جلسه، گوشی تلفن را بردارید

برای جلوگیری از مزاحمت‌های ناخواسته، فهرستی از افراد ذیل تهیه کنید

افرادی مانند رئیس یا مشتریان مهمی که هر لحظه ممکن است مراجه نمایند

افرادی مانند همکاران که ممکن است وقتی که چندان درگیر کار نیستند، پیش شما بیایند

برای رهایی از مزاحمت های ناخواسته از تن گفتار منفی استفاده کنید ـ فقط سرتان را به طرف ملاقات کننده بچرخانید نه تمام بدن را

نگهداشتن قلم در دست، نشان دهنده عدم تمایل برای داشتن مزاحم است

اگر کسی به دنبال شما وارد دفتر کارتان شد، سر جای خود ننشینید و ایستاده صحبت کنید

 

بایگانی پرونده ها

اوراقی را بایگانی کنید که مورد نیاز هستند و در آینده نیز به آنها مراجعه خواهید کرد

هر چند وقت یک‌بار پرونده ها را بازنگری کنید و مدارکی که نیاز ندارید را دور بیندازید

کاغذهای متفرقه را در پرونده‌ای تحت عنوان «متفرقه» قرار دهید

برای بایگانی، یک سیستم انعطاف پذیر داشته باشید، به طوری که همگام با توسعه کار، سیستم نیز رشد کند

 

گزینش اطلاعات

اطلاعاتی را که فکر می کنید به آنها نیاز ندارید، دور بریزید

جلسات اتفاقی را ایستاده برگزار کنید، در این صورت می‌توانید آنها را زودتر ختم کنید

اگر می‌باید در خصوص یک پیام، اقدامی انجام دهید، یادداشتی بنویسید و آن را به فهرست بقیه کارها پیوست کنید

اطلاعات را فقط برای کسانی تکثیر کنید که به آن نیاز دارند

اشتراک خود را با نشریاتی که دیگر مورد نیاز نیستند قطع کنید

ارتباط اطلاعات به دست آمده را با طرح‌های جاری بسنجید

قبل از خواندن کامل پیام‌ها، ابتدا نگاهی اجمالی به همه آنها بیندازید

مطالب مهم روزنامه‌ها و مجلات را جدا کنید و در پرونده‌ای برای مراجعات بعدی نگهداری کنید

فقط مطالب خواندنی ضروری را روی میز بگذارید