کتاب «هفت عادت مردمان مؤثر»، نوشته دکتر استفان کاوی با ترجمه خانم گیتی خوشدل است که نشر پیکان، اقدام به انتشار شانزدهمین چاپ آن نموده. این کتاب در 11 بخش، بیانگر نظرات نویسنده در خصوص هفت عادت مشترک و لازم در مردمان مؤثر می‌باشد. در ادامه به خلاصه‌ای از این کتاب اشاره می‌کنیم.


هفت عادت است که در همه مردمان تأثیر گذار وجود دارد. ثمره این هفت عادت عبارتست از:

1)     احترام به خود و افزایش اعتماد به نفس ناشی از خویشتن‌داری

2)     بهبود روابط انسان

3)     ایجاد انگیزه در دیگران

4)     خلاقیت، شادی، هیجان و اشتیاق برای آموختن و پیگیری‌کردن

پیش از ادامه بحث لازم به توضیح است دامنه تأثیرگذاری می‌تواند نفس خود انسان، خانواده، همکاران یا سازمان باشد.

در راستای حفظ و تقویت این هفت عادت نیز –که در ادامه توضیح داده خواهد شد-، باید کارهای ذیل در برنامه قرار گیرد.

1)     آموختن

2)     آموزش‌دادن به دیگران

3)     عمل‌کردن به آموخته‌ها

اما پیش از پرداختن به عادتهای هفتگانه، دانستن چند نکته ضروریست.

نکته اول: برای برداشتن گامهای بلند در یک محیط، باید برداشتمان را از آن محیط تغییر دهیم و بگونه‌ای دیگر و از منظری بالاتر بنگریم. به عبارتی، برای حل یک مسأله در یک فضا، باید از فضای بالاتر به مسأله نگریست و با برداشت فراتر به حل آن اقدام نمود.

نکته دوم: عادت فصل مشترکی است از دانش (چه کاری و به چه دلیل: چرایی)، مهارت (شیوه اجرا: چگونگی) و اشتیاق (میل و انگیزه). بر این اساس باید همه ویژگیهای خوب به عادت تبدیل شوند. عادتهای عادی قبلی شکسته شود و عادتهای خوب جدید جایگزین آنها گردد.

نکته سوم: هرگز نباید بدنبال راه حلهای فوری و آنی بود. راه حل فوری، برای بحران و مواقع بحرانی است. اما برای دردهای مزمن، زمانبر بودن راه حل، طبیعی است. دردهای مزمن با راه حلهای سریع و آنی مداوا نمی‌شود.

نکته چهارم: باید بین تولید (P) و قابلیت تولید (PC) تفاوت قایل شد و نباید PC را فدای رسیدن به P بیشتر نمود. چراکه در غیر اینصورت، ممکنست در ابتدا تولید خوبی داشته باشیم، اما چون قابلیت تولید را از بین برده‌ایم، کم‌کم تولید نیز با بحران مواجه می‌شود.

رعایت مناسبات و تعادل میان P و PC، در مسایل انسانی اعم از روابط کاری یا خانوادگی هم مهم است. بمنظور بهبود این روابط، می‌توان انجام شش کار را در برنامه قرار داد که عبارتند از:

1)     مهربانیهای ساده کوچک

2)     صداقت

3)     تصریح و تشریح توقعات (مدیریت انتظارات)

4)     وفاداری

5)     تمامیت وجود (حس تعهد نسبت به اصول)

6)     صمیمانه پوزش طلبیدن

نکته پنجم: حفظ تعادل میان P و PC، جوهره «مؤثربودن» است. اگر P را بسان اهداف کوتاه‌مدت و PC را بسان اهداف بلندمدت بنگریم، تعادل میان P و PC بمنزله برقراری تعادل میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت است و این همان چیزی است که انسان را از حالت اتکا، به استقلال و از استقلال به اتکای متقابل سوق می‌دهد. لازم بذکر است اتکا حالتی است که امور ما به دست دیگری است. در این حالت، «نیاز» انسان را کنترل می‌کند. استقلال حالتی است که امور ما به دست خودمان است و در نهایت، اتکای متقابل آنست که امور ما در گرو همکاری با یکدیگر است و کارهای ما بر اساس همکاری با سایر اعضا انجام می‌شود.

 

عادت 1: عامل باشید.

عامل بودن، یعنی پذیرفتن مسؤولیت کارهای خود و ملامت‌نکردن دیگران. یعنی نیانداختن مسایل به گردن اوضاع و درحقیقت شرطی نبودن.

مردمان مؤثر، عاملند. یعنی مسؤولند و در نتیجه، رفتارشان حاصل تصمیم و انتخاب آگانه خودشان و مبتنی بر ارزشهاست؛ نه ثمره اوضاع و شرایط!

در عادت نخست، می‌آموزیم که شرایط را مختارانه بسازیم و در برابر هر وضعیتی که پیش می‌آید، تصمیم بگیریم. در چنین سیستمی، جبرگرایی از هر نوعی که باشد، جایی برای طرح ندارد. (جبرگرایی بر سه قسم است که عبارتند از: ژنتیکی یا ارثی، روانی یا ناشی از شرایط تربیتی و محیطی یا متأثر از رفتار دیگران)

با دقت بر واژه مسؤولیت (Responsibility)، درمی‌یابیم که اصل آن بصورت Response Ability یا توانایی مسؤولیت بوده است. پس مسؤولیت یعنی «توانایی انتخاب پاسخ یا واکنش خود» که همان مفهوم «عامل‌بودن» است. افراد عامل، موقعیتها، اوضاع، شرایط و سایر اشخاص را ملامت نمی‌کنند و آنها را علت رفتار خود نمی‌دانند. لذا رفتارشان حاصل انتخابی آگاهانه و مبتنی بر ارزشهاست، نه ثمره اوضاع و شرایط که مبتنی بر احساسات است!

 

عادت 2: ذهناً از پایان آغاز کنید.

در این عادت می‌آموزیم که از ابتدای کار بدانیم قرار است چه بشود و در خاتمه به چه نتیجه یا نتایجی می‌خواهیم دست یابیم؛ یعنی همان هدفگذاری.

با داشتن دید صحیح نسبت به هدف، می‌توان نسبت به انتخاب شعار مناسب و رهبری خویشتن اقدام نمود. لازم بذکر است رهبری یعنی تعیین موضوعات انجام و مدیریت یعنی چگونگی انجام آن موضوعات تعیین‌شده. رهبری هدف را مشخص و مسیر را تعیین می‌کند و مدیر، ساماندهی امور لجستیکی و اجرایی را در راستای طی آن مسیر و دستیابی به آن هدف برعهده می‌گیرد. در همین راستا، پیتر دراکر می‌گوید: «مدیریت یعنی درست انجام‌دادن امور و رهبری یعنی انجام‌دادن امور درست!»

لازم بذکر است رهبری، یعنی هدفگذاری و تعیین شعار، باید با بررسی و صرف زمان مناسب صورت پذیرد. لکن پس از تعیین اهداف و مسیر، بمثابه قانون اساسیی است که تخلف‌ناپذیر می‌باشد.

 

عادت 3: نخست، امور نخست را قرار دهید.

سومین عادت از ما می‌خواهد کارها و امورمان را براساس اهمیت، اولویت‌بندی کنیم و در پرداختن به آنها، از مهمترینها شروع کنیم. طبیعی است در چنین سیستمی با توجه به آیتم زمان، به امور مهم «آری» و به امور غیر مهم «نه» خواهیم گفت.

جهت مدیریت زمان، می‌توان کارها را بر اساس دو پارامتر اهمیت و اضطراری بودن، در جدولی به شرح ذیل مرتب کرد.

 

غیر اضطراری

اضطراری

 

2

1

مهم

4

3

بی‌اهمیت

 

واضح است که باید در مقابل کارهای مربعهای سه و چهار از «نه» و در برابر امور مربعهای یک و دو از «آری» استفاده نمود. در زمینه دو مربع اول، می‌توان دریافت امور مربع یک، همان امور بحرانی و اضطراری و فوری هستند که باید آنها را در اسرع وقت رفع کرد و امور مربوط به مربع دو، همان امور مهم و غیر اضطراری و بعبارت دیگر همان اهداف هستند که باید با صرف وقت، به رسیدگی آنها پرداخت و آنها را نخست قرار داد. نکته قابل ذکر آنست که باید از طریق پرداختن صحیح و اصولی به امور مربوط به مربع شماره 2، دامنه مربع شماره یک را تا حد امکان کوچک و محدود نمود. در غیر اینصورت، دامنه کارهای مربع شماره یک کم‌کم وسعت می‌یابد و پس از مدتی درمی‌یابید که تمام وقتتان صرفاً صرف رسیدگی به این امور شده است.

از جمله مواردی که در راستای مدیریت زمان و پرداختن به خانه‌های مربع نمودار باید مدنظر قرار گیرد، تفویض امور به دیگران است. تفویض بدین معناست که بجای آنکه کاری را خودتان انجام دهید (P)، آنرا بعهده دیگری بگذارید تا انجام دهد و خودتان فقط نظارت بر اجرا نمایید (PC). البته تفویض، خود بر دو نوعست. نوع اول عبارتست از تفویض آمرانه که با امر و نهی بیان می‌شود. این نوع تفویض در حقیقت با انجام دادن کار توسط خود شخص فرقی نمی‌کند و فقط شخص ثالثی را درگیر کرده است. طرز تفکر این تفویض بازهم همان توجه به شیوه‌ها و P است. اما نوع دیگر تفویض، تفویض نظارت‌کننده یا تفویض مسؤولیت است. در چنین تفویضی، طرف مقابل متعهد به رسیدن به نتایج با هر شیوه‌ای که خود انتخاب می‌کند است و تفویض‌کننده هم فقط متوجه نتایج است و به شیوه انجام کار کاری ندارد.

در راستای یک تفویض نظارت‌کننده صحیح، الزامات ذیل باید برآورده شود.

1)     نتایج مورد نظر کاملاً روشن و شفاف بیان شود.

2)     پارامترهایی که شخص باید هنگام انجام کار به آنها دقت کند، دقیقاً تعیین شود.

3)     منابعی که شخص برای انجام‌دادن کار می‌تواند از آنها استفاده کند معین شود.

4)     معیارهای سنجش و ارزیابی نهایی روشن شود.

5)     عواقب ناشی از انجام مطلوب یا غیر مطلوب کار مشخص گردد.

 

عادت چهار: برنده- برنده بیندیشید.

عادت چهار از ما می‌خواهد بگونه‌ای بیندیشیم که هر دو طرف مذاکره یا ارتباط به خواسته‌های خود برسند. در چنین اندیشه‌ای رقابت وجود ندارد؛ چرا که رقابت، زاییده تفکر برنده- بازنده است.

نگرش برنده- برنده باید در پنج فاکتور نهادینه شود که عبارتند از:

1)     شخصیت: که مستلزم شهامت و ملاحظه زیاد است.

2)     کیفیت رابطه: که باید بر اساس تفویض مسؤولیت و تأمین‌کننده اندیشه برنده- برنده باشد.

3)     توافقات بعمل‌آمده: که باید منجر به نظارت بر خویشتن شود و پنج فاکتور تفویض را تأمین نماید.

4)     نظامها: که بجای ارزش دادن به تفکر برنده- بازنده باید به سمت ارزش دادن به تفکر برنده- برنده پیش رود.

5)     فرآیندها: که همان شیوه‌های اجرای نظامهاست.

جهت دستیابی به راه حلهای برنده- برنده، چهار عامل را باید مد نظر قرار دهید که عبارتند از:

1)     مسأله را از دیدگاه طرف مقابل بنگرید.

2)     نگرانیها یا نکته‌ها و مسایل عمده و کلیدی را مشخص کنید.

3)     راه حل مطلوب یا قابل قبول را از میان نتایج گوناگون تعیین کنید.

4)     سایر امکانات و راه حلهایی را که نتایج مشابه بدست می‌دهند، مد نظر قرار دهید.

 

عادت پنج: نخست گوش دهید؛ بعد بخواهید به شما گوش دهند.

عادت پنج از ما می‌خواهد برعکس همه مردم –که دوست دارند اول خودشان صحبت کنند و بعد بقیه-، ابتدا فرصت دهیم طرف مقابل صحبت کند و ما وضعیت او را درک کنیم و بعد خودمان صحبت کنیم. در این سیستم، باید از طریق خوب‌گوش‌دادن، در طرف مقابل احساس امنیت ایجاد کرد تا از این طریق هرآنچه او در دل دارد را بازگوید و ما بتوانیم نظرش را راجع به موضوع بحث، بطور دقیق کشف کنیم.

توجه به این نکته ضروریست که افرادیکه به صحبتهای دیگران گوش نمی‌دهند، برخلاف ظاهر یا ادعایشان که نظرات دیگران مهم نیست، نظرات دیگران برایشان بسیار هم مهم است. لکن از آنجا که بدلیل ضعف شخصیتی که دارند، درصورت شنیدن سخنان دیگران، بسرعت تغییر خواهند کرد، برای اجتناب از این واقعه، از اصل گوش‌دادن به دیگران فرار می‌کنند. درحقیقت برای افراد آسیب‌پذیر، فرارکردن از گوش‌دادن به دیگران، نوعی حالت دفاعی تلقی می‌شود.

نکته ضروری دیگری نیز که باید بدقت مورد توجه قرار گیرد، آنست که هیچگاه پیش از گوش‌دادن کامل به دیگران، فکر نکنیم که آنها را کاملاً درک کرده‌ایم و بر اساس همین تلقی، آنها را نصیحت کنیم و برایشان راهکار ارائه دهیم. بعبارت دیگر اول باید بدقت گوش داد و سپس نصیحت نمود؛ اول باید درد را با معاینه بدرستی تشخیص داد و سپس نسخه پیچید.

 

عادت شش: انرژی گروهی ایجاد کنید (سینرژی).

سینرژی یعنی پیداکردن راه حلهای گروهی. عادت ششم از ما می‌خواهد در هر موضوع، بدنبال راه حلهایی بگردیم که همه اعضای گروه، احساس برنده- برنده داشته باشند. در چنین سیستمی باید از میان پیشنهادات و راه حلهای گوناگون اعضای گروه، آن راه حلی را پذیرفت که حتی‌المقدور توقع همه اعضا را برآورد یا به طریقی هوشمندانه، از میان راه حلهای پیشنهاد‌شده، راه حل جدیدی استخراج شود که همه اعضای گروه را ارضا نماید.

در اینجا نکته‌ای اشاره می‌شود و آن اینکه سینرژی با مصالحه یا سازش تفاوت دارد. مصالحه یا سازش، شامل روحیه کوتاه‌آمدن و امتیازدادن است؛ لکن سینرژی حالتی پویا و فعال است که به گشودن راه‌های جدید اقدام می‌کند و حالت برنده- برنده را ایجاد می‌نماید. در حقیقت سینرژی، گام‌نهادن به جهان ناشناخته و کشف راه‌های جدید است.

نکته مهم دیگری که باید بدقت مد نظر قرار گیرد، ارج نهادن به تفاوتهای عاطفی و روانی و ذهنی افراد و برداشتهای گوناگون ایشان از جهان است. انسانها جهان را آنگونه که خود هستند می‌بینند؛ نه آنگونه که هست. وگرنه اگر همه، جهان را آنگونه که هست ببینند و بطور کامل بشناسند، اصولاً فقط یک تفکر وجود خواهد داشت و موضوع تماس با دیگران و برقراری ارتباط با دیگران منتفی می‌شود.

 

عادت هفت: اره را تیز کنید (بازسازی خویشتن)

هفتمین عادت، به بازسازی ابعاد گوناگون وجود انسان می‌پردازد که هریک از این ابعاد، با یکی از عادتهای برشمرده‌شده تا این مرحله در ارتباط است. درحقیقت وقتی به پرورش یا بازسازی یک بعد می‌پردازیم، ناخودآگاه عادت مرتبط با آن بعد را نیز تقویت می‌کنیم.

انسان دارای چهار بعد است که عبارتند از جنبه جسمانی، جنبه معنوی، جنبه ذهنی و جنبه اجتماعی- عاطفی. پرداختن به هریک از این جنبه‌ها از طرق پیشنهادی ذیل قابل انجام است.

1)     جنبه جسمانی: با ورزش مؤثر، می‌توان مراقبت شایسته‌ای از جسم به عمل آورد و به بدن توجه شایسته نمود. این مسأله در مربعهای مدیریت زمان، در مربع شماره دو (مهم غیر اضطراری، نیازمند برنامه‌ریزی زمانی) می‌گنجد.

2)     جنبه معنوی: بازسازی بعد معنوی انسان منجر به بعهده‌گرفتن رهبری زندگی خود می‌شود که همان عادت دو است. بازسازی این جنبه از روشهای گوناگونی ممکنست. بعنوان مثال ارتباط مرتب با کتاب مقدس، مطالعه ادبیات، گوش‌دادن به شاهکارهای موسیقی و همچنین بودن در طبیعت از این جمله‌اند.

3)     جنبه ذهنی: تقویت جنبه ذهنی انسان، می‌تواند بر قوی‌تر شدن عادت شماره سه تأثیرگذارد. این تقویت عمدتاً می‌تواند از طریق مطالعه و آموزش، شرکت در کلاسها و همچنین نوشتن صورت پذیرد.

4)     جنبه اجتماعی- عاطفی: این جنبه به عادتهای چهار، پنج و شش ارتباط دارد و باید در هر انسان از روش مؤثر بر او تقویت شود.

* * *

در راستای تکمیل موضوع بحث، می‌توان از عادت دیگری نام برد که برای هفت عادت فوق، نقش مکمل را ایفا می‌کند. این عادت را «مرتباً دیده‌بانی کنید» نام می‌گذاریم. عادت شماره هشت یا دیده‌بانی مرتب، از ما می‌خواهد در اوج درگیریها و مشغله‌های برنامه‌ریزی شده، همواره لحظاتی را به جداشدن از هیاهو و نگاه‌کردن به مسیر طی‌شده و بررسی دقیق مسیر پیشِ رو و مقایسه خود با تابلوهای راهنمای مسیر و همچنین سایر راهروندگان اختصاص دهیم. در اینصورت می‌توانیم شناخت دقیقی از میزان انحراف از مسیر برنامه‌ریزی شده و همچنین سرعت طی مسیر، تجربه‌های پشت سر گذاشته‌شده و مسایل پیش رو بدست آوریم و در اعمال اصلاحات در برنامه‌های جاری موفقتر عمل نماییم.